Getting Things Done (Detto fatto) di David Allen

“Getting Things Done” di David Allen è uno dei libri di gestione del tempo più conosciuti ed influenti di sempre. Pubblicato in Italia con il titolo “Detto fatto. L’arte di fare bene le cose”, il famoso libro di David Allen spiega come applicare il famoso metodo GTD (dalle iniziale del titolo originale “Getting Things Done) che dal 2001 in poi è diventato uno dei sistemi più conosciuti per gestire efficacemente il proprio tempo.
Si tratta di un libro che devi assolutamente conoscere se vuoi migliorarti in materia produttività ed organizzazione personale. Per questo motivo, oggi ti propongo una recensione completa di “Getting Things Done”.

Tempo di lettura: 9 minuti

La scheda del libro “Getting Things Done” / “Detto fatto”

Titolo italiano: Detto, fatto! L’arte di fare bene le cose
Titolo in inglese: Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity
Autore: David Allen
Anno: 2001 (USA), 2015 (Italia)
Numero di pagine: 317
Categoria: Gestione del tempo, Produttività
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Per chi è “Getting Things Done”

“Getting Things Done” (“Detto, fatto” nell’edizione italiana) è una lettura estremamente utile per

• le persone che sentono di avere troppe cose da fare rispetto al tempo a disposizione
• chi sente di aver perso il controllo della propria vita a causa dei troppi impegni presi
• chiunque voglia migliorare la gestione del proprio tempo e diventare più produttivo.

La trama di “Getting Things Done”: il libro in un paragrafo

Il metodo “Getting Things Done” o GTD aiuta le persone a gestire tutti gli impegni e le cose da fare grazie ad un processo preciso che segue 5 tappe:
1) catturare tutte le cose da fare, 2) chiarire cosa fare con queste cose, 3) organizzarle in azioni precise, 4) rivedere regolarmente la nostra lista di cose da fare ed ovviamente 5) eseguire quanto abbiamo pianificato passando all’azione. L’obiettivo è di permettere a tutti di fare bene le cose, riprendere il controllo della situazione ed essere più rilassati.

L’autore: Chi è David Allen

Il nome di David Allen è indissolubilmente associato all’ormai famosissimo metodo GTD. Allen ha svolto svariate professioni prima di diventare un consulente di produttività e gestione del tempo, proprio in seguito al successo del suo libro più conosciuto (pubblicato nel 2001). Il lavoro di David Allen ha influenzato notevolmente il settore della crescita personale e produttività, tanto che oggi il il metodo GTD è uno dei modelli da conoscere assolutamente per gestire efficacemente il proprio tempo.

“Getting Things Done” (Detto fatto): le 4 idee principali

#1 – La nostra produttività è direttamente proporzionale alla nostra capacità di rilassarci

Siamo sempre più occupati e stressati perché sono troppo le cose da gestire nelle nostre vite. Si tratta di un sentimento molto diffuso: la maggior parte dell persone sente di avere troppo da gestire e non abbastanza tempo per occuparsene.
Il lavoro ha sempre meno barriere: internet e gli smartphone ci hanno resi accessibili ovunque e a qualsiasi ora. Quando lavoriamo da casa la situazione peggiora. E come se non bastasse, oltre al lavoro abbiamo vari impegni personali (famiglia, faccende di casa, problemi da risolvere).

Eppure è possibile venire a capo di tutte queste cose da fare e “funzionare in modo produttivo con una mente più libera ed una sensazione molto positiva e rilassante di avere tutto sotto controllo”. Si tratta di un bellissimo modo di lavorare e vivere, che ci permette di dare il meglio di noi stessi.
La “promessa” di David Allen e del suo famoso metodo “Getting Things Done” è proprio quella di permetterci di riprendere un saldo controllo della nostra vita e di quello che dobbiamo fare. Il metodo GTD vuole aiutarci a rimanere rilassati e portare a termine tutti quei compiti importanti che ci siamo prefissati con il minimo sforzo.
Il risultato è giungere a ciò che coloro che praticano le arti marziali definiscono “una mente come l’acqua” o gli sportivi di alto livello chiamano la “zona”.
Perché è solo quando siamo rilassati che possiamo essere efficaci e produttivi.

“La tua abilità di generare energia è direttamente proporzionale alla tua abilità di rilassarti.”
— David Allen

#2 – Il nostro stress deriva da una cattiva gestione degli impegni

Secondo l’autore, la maggior parte del nostro stress deriva dalla nostra cattiva gestione degli impegni presi/accettati.
Ciascuno di noi ha probabilmente preso più impegni con sé stesso di quanto possa immaginare. Ciascuno di questi impegni consuma in modo diretto ed indiretto delle energie mentali. Si tratta dei cosiddetti “incompleti” o “circuiti aperti”, che possono includere piccole cose da fare ogni giorno e grandi impegni di medio-lungo termine. Che siano grandi o piccoli, questi “circuiti aperti” consumano le nostre energie e sollecitano la nostra limitata attenzione. Per gestirli è necessario prima di tutto identificare e “catturare” tutte le cose che che ti stanno sollecitando, per poi chiarire cosa significano per te in modo da decidere come gestirle.

Molto spesso il motivo per cui una cosa è nella nostra mente è che vogliamo che sia diversa da come è. Ma se rimane nella nostra mente è perché non abbiamo

• definito esattamente il risultato o l’esito voluto
• deciso quale sarà la nostra prossima azione a riguardo
• previsto dei promemoria delle azioni richieste e dei risultati da ottenere.

L’autore definisce “la roba da fare” tutte quello cose che abbiamo fatto entrare nella nostra vita ma per cui non abbiamo preso una decisione chiara riguardo la loro rilevanza, il risultato da raggiungere e la prossima azione da compiere.

#3 – La tua mente serve a generare idee, non a conservarle

La soluzione per gestire tutta la nostra roba da fare è gestire le nostre azioni. Il problema principale non è, infatti, la mancanza di tempo ma l’assenza di chiarezza riguardo cosa sia un progetto e quali azioni sono necessarie per portarlo avanti.
Fare le cose richiede due componenti fondamentali:

• definire cosa “fatto” significa (il risultato/l’esito)
• stabilire cosa significa “fare” (le azioni)

Per molte persone queste due componenti sono tutt’altro che evidenti rispetto a tutte le cose che devono fare e che attirano la loro attenzione.

Il metodo GTD ci chiede di catturare 100% della “roba da fare” con strumenti esterni alla nostra mente. La nostra mente serve, infatti, a generare idee, non a conservarle.
Quando stabiliamo la regola di non lasciare nella nostra mente i nostri impegni e progetti, sentiamo un senso di sollievo e alleggeriamo la nostra vita.
Non c’è motivo di aver avere lo stesso pensiero due volte: è un incredibile spreco di tempo, creatività ed energia, oltre che una fonte di stress continuo.
Un grande problema è che la nostra mente continua a ricordarci le cose quando non possiamo fare nulla a riguardo. La nostra mente non ha il senso del passato e del futuro: per questo, quando immagazziniamo un’idea solo nella nostra testa, allora è come se dovessimo occuparcene sempre. Per questo la nostra mente ci ricorda l’idea ad intervalli regolari. Tutto ciò produce un soffocante sentimento di stress e frustrazione.

#4 – Controlla la tua vita con il metodo Getting Things Done

Il metodo di David Allen propone 5 tappe per assumere il controllo dei nostri impegni:

1. Catturare
2. Chiarire
3. Organizzare
4. Riflettere:
5. Agire: fare

Fase 1: Catturare

Durante questa fase dobbiamo catturare tutto ciò che attira la nostra attenzione. È molto importante sapere cosa devi catturare e come farlo bene per poterlo processare in modo appropriato. Allen consiglia di scegliere un contenitore come ad esempio un raccoglitore della posta in arrivo o una lista delle cose da fare. Dobbiamo centralizzare il più possibile.

Fase 2: Chiarire

Dopo la raccolta della roba da fare, dobbiamo definire cosa significhi ogni elemento e cosa farne. La domanda fondamentale è chiederci se qualcosa implichi un’azione o meno. La risposta influenzerà la fase successiva

Fase 3 – Organizzare

Tutto quello che è stato catturato e chiarito dovrà poi essere organizzato. Durante questa fase dobbiamo mettere ogni elemento dove esso appartiene.

Fase 4 – Rieasaminare

È fondamentale fermarsi regolarmente per analizzare l’immagine globale.
Si tratta della tappa della riflessione in cui passiamo in rassegna i nostri progetti, le nostra liste di prossime azioni, il nostro calendario e tutti gli eventuali incompleti. Si tratta di un processo a cui dovremmo dedicarci una volta alla settimana.

Fase 5 – Agire

La quinta ed ultima tappa del modello GTD prevede di passare finalmente all’azione. Ciò presuppone di decidere quale sarà la prossima cosa da fare e per farlo possiamo avvalerci di 3 modelli decisionali (descritti nel libro).

Conclusione su Gettings Things Done

Per concludere, “Getting Things Done” spiega come utilizzare uno strumento estremamente efficace per gestire ogni tipo di progetto.
L’obiettivo del libro è aiutarci a prendere il controllo della situazione e mantenerlo per potere dare il meglio di noi stessi. Quando tutti i nostri impegni escono dalla nostra testa, diventiamo più rilassati, dimenticando quella condizione di stress e frustrazione permanente che molti vivono a causa di tutta la “roba da fare”. E quando siamo rilassati, è più semplice concentrarsi su quello che stiamo facendo ed essere presenti a noi stessi dedicandoci ad una particolare attività in modo produttivo ed efficace.

Getting Things Done PDF (riassunto in italiano)

Se vuoi approfondire il libro e scoprire come applicarlo nella tua vita, puoi ottenere un ebook (in formato PDF, mobi e ePub) e audiobook (mp3) da leggere ed ascoltare. Contiene un piano d’azione per applicare concretamente i principi ed il metodo “Getting Things Done”. Per ottenerlo “Detto Fatto” in versione PDF, clicca su questo link o sull’immagine.

Recensione di “Getting Things Done” (Detto fatto)

Il libro è di facile lettura nella prima delle tre parti (la più importante). In seguito, Allen entra molto nel dettaglio e risulta più difficile motivarsi per andare avanti. Molte persone capiranno che il metodo esposto nel libro può diventare un’ispirazione più che un sistema da applicare in tutte le tappe, perché per alcuni potrebbe apparire un po’ complesso (tanto che esistono delle formazioni e dei coach che spiegano come servirsene). In definitiva, un libro importante e molto utile, probabilmente più da studiare che da leggere.

“Getting Things Done” è di sicuro uno dei libri di riferimento in materia di gestione del tempo e produttività. Il suo successo è stato tale da influenzare milioni di persone nel mondo, anche se molti di noi utilizzano dei principi ispirati dal libro senza esserne consapevoli.

Ecco i voti della mia recensione:

Utilità	5 / 5
Facilità di lettura	4 / 5
Rapporto tempo/benefici	4.5 / 5
Media	4.5 / 5

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