La tecnica del pomodoro: guida completa per sfruttarla al massimo

La tecnica del pomodoro è ormai diventata uno dei pilastri delle strategie che utilizzo da anni per essere più produttivo ed efficace. Il famoso metodo del pomodoro deve sicuramente una parte del suo grande successo alla semplicità di applicazione: tutti possono sfruttarlo a grande vantaggio. Oggi voglio proporti una mini-guida completa che ti permetterà di capire perché dovresti provare la tecnica del pomodoro e come iniziare.

Cos’è la tecnica del pomodoro

Iniziamo dalle basi: la tecnica del pomodoro è un metodo di produttività e gestione del tempo ideato dall’italiano Francesco Cirillo negli anni ’80. Utilizzata da milioni di persone nel mondo, il metodo del pomodoro nasce prima di tutto per risolvere un problema personale. Durante i suoi studi universitari, Cirillo si rende conto di avere dei problemi di concentrazione e gestione del tempo. Inizia allora a fare qualche piccolo esperimento, armato di un semplice timer, per capire se la durata delle sessioni di studio ha un impatto sul suo rendimento. Cirillo scopre allora l’incredibile efficacia di quello che diventerà mondialmente conosciuto come la pomodoro technique.

Come funziona la tecnica del pomodoro

Prima di tutto, chiariamo il motivo per cui si parla di tecnica del pomodoro. Perché Francesco Cirillo ha scelto un nome tanto originale per un metodo di gestione del tempo? Il pomodoro non è altro che la forma del timer da cucina usato da Cirillo per cronometrare i suoi tempi di studio e riposo.
In soldoni, il metodo del pomodoro consiste nell’alternare delle fasi di lavoro o studio di 25 minuti a fasi di riposo o pausa di 5 minuti. Lo scopo è mantenere alta la nostra concentrazione, poiché vari studi hanno confermato che il nostro cervello ha bisogno di pause regolare per funzionare al massimo del suo potenziale.
Il pomodoro diventa quindi un’unità di misura precisa che misura 25 minuti tanto che mi è capitato sentir dire: “oggi ho lavorato per ben 14 pomodori”. E qualche tempo fa ho detto ad un mio collega : “aspetta 5 minuti, voglio finire il mio pomodoro prima della telefonata”. Ed in modo abbastanza sorprendente, il mio interlocutore non ha pensato che stessi mangiando, ma ha subito capito a cosa mi riferissi (mi conosce bene e sa bene che ho la “fissa” della produttività).

Chi è Francesco Cirillo, creatore della tecnica del pomodoro?

Non so se ti capita, ma sono sempre fiero quando un italiano diventa famoso a livello mondiale come nel caso di Francesco Cirillo che, nella comunità delle crescita personale e non solo, è citato spessissimo. Il motivo principale di questa fama è legata proprio alla tecnica del Pomodoro.
Oggi Francesco Cirillo è un imprenditore e consulente a capo della Cirillo Consulting che negli ultimi 20 anni si è specializzata nell’accompagnamento di aziende e professionisti nella loro gestione del tempo e della produttività.

I principi fondamentali della tecnica del pomodoro

Ecco i principi fondamentali del metodo del pomodoro:

1. Scegli un’attività che vuoi portare a termine
2. Imposta un “pomodoro” (ossia un timer) per 25 minuti
3. Dedicati all’attività scelta fin quando il timer-pomodoro non suona
4. Quando il timer suona, metti un segno di spunta su un pezzo di carta
5. Fai una breve pausa (alzati, fai una passeggiata, prendi un caffè…)
6. Dopo aver completato 4 pomodori, allora prenditi una pausa più lunga

Come usare la tecnica del pomodoro: cosa ti serve per iniziare

Risulta chiaro che è davvero semplice sfruttare questo popolare metodo di produttività, il che spiega in parte il suo incredibile successo.
Ma vediamo di cosa hai bisogno per iniziare ad utilizzare la tecnica del pomodoro. Nella sua versione più spartana e semplice, hai bisogno solo di

1. un timer (analogico come un contaminuti da cucina oppure digitale come quello che trovi sul tuo smartphone, orologio o computer) per cronometrare le tue attività
2. un foglio di carta oppure un file informatico (nota o documento Word e simili) sui cui segnarti i pomodori

Perché dovresti usare la tecnica del pomodoro: 5 grandi vantaggi

La tecnica del pomodoro ha il grande merito di produrre dei benefici pressoché immediati. Vediamo insieme 5 grandi vantaggi che potrai ottenere:

Vantaggio n. 1 : Il metodo del pomodoro aumenta la tua capacità di concentrazione e la tua produttività

Il principale effetto positivo che noterai è l’aumento di concentrazione e produttività.
Tendiamo spesso a lavorare su un compito preciso fino a quando non lo terminiamo. Il problema è che ad un certo punto le nostre perfomance calano drasticamente ed iniziamo a perdere la concentrazione necessaria per portarlo a termine in modo efficace. Imporsi una pausa ogni 25 minuti è come far prendere regolarmente delle boccate d’ossigeno al nostro cervello proprio quando inizia a mostrare i primi segni d fatica. Dopo la piccola pausa di 5 minuti, noterai di aver ricaricato le batterie e sarai pronto/a per ripartire. Come scritto più sopra, molti sono gli studi che hanno dimostrato gli incredibili effetti benefici delle pause. Nel suo interessantissimo “When. The scientific secrets of perfect timing”, Daniel Pink cita ad esempio uno studio ¹ condotto su giovani studenti danesi che aveva dimostrato che i loro risultati ad un esame erano migliori la mattina rispetto al pomeriggio (parlo di “When” nel mio articolo sui migliori libri sulla gestione del tempo). Ma quando agli stessi studenti veniva concessa una pausa di 20-30 minuti, allora i loro risultati erano all’altezza ed a volte superiori di quelli ottenuti al mattino.

Vantaggio n. 2: il metodo del pomodoro riduce la complessità dello studio e del lavoro

La pomodoro technique ti costringe a dividere i tuoi progetti e i tuoi compiti in blocchi di 25 minuti. Un grande progetto può quindi diventare una serie di mini-compiti da completare prima della pausa. Tutto ciò semplifica notevolmente le attività di studio e lavoro.

Vantaggio n.3 : il metodo del pomodoro ti permette di utilizzare il tempo in modo più responsabile e consapevole

La capacità di gestire il tuo tempo è una competenza fondamentale da sviluppare. Per farlo, il primo passo è monitorare come lo impieghi per notare ad esempio se hai trascorso troppo tempo su un compito o ancora se hai lavorato/studiato abbastanza un determinato giorno. La tecnica del pomodoro ti permette proprio di “tracciare” efficacemente le tue attività. Le pause regolari, inoltre, ti permettono di fare una sorta di bilancio mentale per riflettere su quello che stai facendo e magari renderti conto che una task secondaria ti sta prendendo troppo tempo. Il risultato a medio termine è un approccio più responsabile e consapevole rispetto a come impieghi il tuo tempo.

Mi sono ad esempio reso conto di quanto avessi lavorato a lungo alcune giornate che a causa di riunioni ed interruzioni mi erano sembrate poco produttive o viceversa. O ancora ho potuto concludere rapidamente una riunione che stava andando troppo per le lunghe quando ho sentito l’allarme che mi annunciava che erano già 25 minuti che parlavo con un collega. Considero, infatti, le riunioni poco produttive in generale e le limito al minimo sindacale (ma questa è un’altra storia di cui parlerò in futuro).

Vantaggio n. 4: il metodo del pomodoro rende più motivati e sereni

Hai mai notato quella soddisfazione che provi quando completi un compito o magari un lungo progetto? O al contrario quella frustrazione quando un particolare incarico si protrae troppo a lungo? Un esempio concreto: sto scrivendo questo articolo lungo l’arco di 3 giorni. Ebbene, fin quando non l’avrò terminato, avvertirò la spiacevole sensazione che c’è qualcosa di incompleto che devo portare a termine. Si tratta del cosiddetto effetto Zagarnik, che spiega come un’azione iniziata produce una motivazione per portarla a termine che rimane non soddisfatta fino al suo completamento.
La tecnica del pomodoro ci permette di continuo di sfruttare questo effetto per darci motivazione e soddisfazione: alla fine di un ciclo di 25 minuti, possiamo dire che abbiamo completato un pomodoro e al termine della giornata possiamo celebrare il fatto di aver completano ben X pomodori. Ciò ci rende più motivati e sereni.

Vantaggio n. 5: il metodo del pomodoro ha effetti benefici sulla nostra salute

Concludo con un effetto benefico poco menzionato ma che per riveste un’importanza di rilievo: la tecnica del pomodoro ti aiuta a limitare la sedentarietà, da molti esperti considerata altamente nociva per la nostra salute (quasi quanto la sigaretta). Nel suo “Eat. Move. Sleep”, Tom Rath cita vari studi che evidenziano i problemi causati dalla nostra tendenza a restare seduti per molto tempo (per lavoro o per svago): problemi alla schiena, obesità, disfunzioni del metabolismo, diabete di tipo 2 e malattie cardiovascolari ². Ti basta alzarti ogni volta che suona il timer e restare in piedi o meglio camminare per 5 minuti per limitare tutti questi effetti negativi.

Le migliori app per applicare il metodo Pomodoro (gratuite)

Naturalmente, la popolarità della tecnica ha spinto molte persone e aziende a sviluppare software ed app di tutti tipi. E anche quando la tecnica del pomodoro non è esplicitamente citata, si ritrovano spesso degli elementi ispirati direttamente da essa.
Vediamo quali sono le app più popolari (ordinata alla più semplice alla più complessa):

• l’app con il timer sul tuo telefono o computer: devi solo segnarti da solo i pomodori e ricordarti di fare una pausa più lunga ogni 4 pause.
• Pomodoro.cc (Web): una semplice applicazione web che puoi usare anche senza creare un account. Ideale per provare il metodo senza scaricare app o installare software.
• Be Focused (macOS, iOS): è l’app che uso sul mio Mac: ne apprezzo la semplicità e non ho bisogno di altro che un timer personalizzabile che tiene traccia dei dei pomodoro completati
• Timerdoro (Web): sei hai bisogno di molti timer, allora ecco un’altro servizio web gratuito che puoi usare senza registrarti.
• Pomotodo (Web, Windows, macOS, Chrome, iOS, Android): che coniuga la tecnica del pomodoro con il metodo Get Things Done (GTD) di David Allen (il suo libro in italiano si chiama “Detto Fatto” e lo cito nel mio articolo sui migliori libri di produttività).
• Marinara Timer (Web): permette di usare il metodo pomodoro con altre persone ed è quindi ideale per un team.

I miei consigli per trarre il massimo dalla tecnica del pomodoro

Poiché uso questa tecnica da anni, vorrei darti qualche consiglio per sfruttarla al massimo:

1 – Inizia nel modo più semplice possibile

Ti consiglio davvero di iniziare all’insegna della semplicità per testare questa tecnica di produttività fa al caso tuo. Un timer e un foglio di carta sono probabilmente il miglior modo per provare ad utilizzare il metodo pomodoro. Se finirai con adottare questa tecnica di gestione del tempo, allora potrai aggiungere un po’ di complessità.

2 – Nella prima fasi cerca di rispettare alla lettera il metodo pomodoro

Quando non se ne ha l’abitudine, il ring del timer ti sorprenderà e/o disturberà. Come per tutte le abitudini, ti ci vorrà un po’ di tempo per assimilarla: ti consiglio di rispettare il ciclo 25 minuti di attività – 5 minuti di pausa alla lettera per i classici 30 giorni così da cementare questo nuovo modo di studiare o lavorare.

3 – In seguito personalizza pure il metodo Pomodoro se necessario

Una volta diventare un aficionado della tecnica del pomodoro, allora potrai modificarla a tuo piacimento. Se i 25 minuti ti stanno stretti, allora puoi programmare le pause ogni 35 o magari 50 minuti (ma non andrei oltre i 50). Un alternativa è saltare una pausa così da avere due pomodori consecutivi ed una sessioni di concentrazione di 50 minuti. O ancora puoi non far partire il timer se sai che lavorerai intensamente su qualcosa per cui non tolleri interruzioni. È quello che faccio quando scrivo oppure effettuo quelle attività che mi fanno raggiungere il flow, ossia quello stadio descritto da Mihaly Csikszentmihalyi nel suo interessantissimo libro (intitolato proprio “Flow”) in cui siamo totalmente assorbiti da un compito che ci appassiona.

4 – Impara a fare delle pause efficaci

Cos’è una pausa efficace? Di sicuro una pausa che interrompe il compito su cui stavi lavorando e che ti permette di ricaricare le batterie. Il mio motto per le pause è “acqua e movimento”. Si parla spesso di idratazione per le diete e la salute fisica, ma bere molta acqua è altrettanto importante per il buon funzionamento del nostro cervello. Ovviamente personalizza le pause come vuoi, ma non restare seduto e cerca di variare. E occhio alle attività da pausa a tradimento, come collegarti a Facebook o guardare dei video su YouTube: ricorda che questi social sono concepiti e costantemente migliorarti per tenerti incollato allo schermo e passarci quanto più tempo possibile. Meglio un bel caffè, un tè o magari un bel frutto.
La pausa deve essere di 5 minuti e poi di 15-20 o 25 ogni 4 pomodori.

5 – Stabilisci degli obiettivi quotidiani o settimanali per migliorare il tuo rendimento

In questo momento, il mio obiettivo minimo è 14 pomodori al giorno ma non mi sento soddisfatto se non raggiungo i 16 che corrispondono a circa 8 ore di lavoro. Se usi un’app un po’ più avanzata di BeFocused (che uso) o ti segni il rendimento su un foglio di calcolo, puoi anche divertirti a lanciarti delle sfide sulla settimana o il mese. È un buon metodo per darsi disciplina e voglia di continuare.

Conclusioni sulla tecnica del pomodoro

Avrai capito che sono un grande fan della tecnica del pomodoro che da anni accompagna le mia giornate di lavoro. Ho provato tantissime tecniche di produttività, ma poche sono entrate a far parte del mio sistema personale di gestione del tempo (di cui parlerò in un prossimo articolo) . La tecnica del pomodoro è, infatti, uno dei pilastri del sistema che mi consente di essere estremamente produttivo e di conseguenza tanto motivato e soddisfatto del mio lavoro.

Ringrazio Marco Verch per aver messo a disposizione la foto che ho modificato per l’immagine di copertina dell’articolo.

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Ricevi risorse gratuite

1. Hans Henrik Sievertsen, Francesca Gino, and Marco Piovesan, “Cognitive Fatigue Influences Students’ Performance on Standardized Tests,” Proceedings of the National Academy of Sciences 113, no. 10 (2016): 2621–24.
2. Hamilton, M. T., Hamilton, R. G., & Zderic, T. W. (2007). Role of low energy expenditure and sitting in obesity, metabolic syndrome, type 2 diabetes, and cardiovascular disease. Diabetes, 56, 2655-2666.