Procrastinazione: la guida completa per smettere di procrastinare

La procrastinazione è uno dei più grandi problemi in materia di gestione del tempo. Moltissime persone tendono, infatti, a procrastinare costantemente le cose da fare, soprattutto quelle più impegnative e difficili.
Quando la procrastinazione diventa un’abitudine o un comportamento frequente, allora significa che dobbiamo assolutamente fare qualcosa per sconfiggerla. Procrastinare può avere, infatti, effetti deleteri e talvolta disastrosi sulla nostra vita.

In questa guida completa sulla procrastinazione risponderemo a 3 domande fondamentali:

1. quali sono le conseguenze della procrastinazione?
2. perché procrastiniamo?
3. come smettere di procrastinare?

Ma partiamo dalle basi e definiamo bene la parola procrastinazione.

Procrastinazione: significato

La parola procrastinazione viene dal latino procrastinare che possiamo tradurre come rimandare a domani. La parola cras in latino significa, infatti, domani. Ecco dunque una possibile definizione:

“Procrastinazione”: l’atto di rimandare a domani, rinviando continuamente ciò che dovremmo fare oggi.

Naturalmente la parola “domani” non va presa nel suo significato letterale: la persona che procrastina rimanda il da farsi ad un futuro più o meno prossimo. Ne consegue che il procrastinatore seriale è colui ha trasformato la procrastinazione in abitudine e tende a rimandare di continuo le cose da fare. Vediamo perché bisogna combattere questa cattiva abitudine.

Le conseguenze della procrastinazione

Ecco una breve lista delle possibili conseguenze della tendenza a procrastinare:

• non raggiungere i nostri obiettivi: il classico esempio riguarda la perdita di peso e la famosa frase “da lunedì o dal 1° del mese, inizio la dieta”. Spesso quel giorno non arriva mai.
• ottenere risultati deludenti: pensiamo allo studente universitario che si riduce agli ultimi giorni per preparare un esame o nell’ambito professionale a chi rimanda all’infinito un progetto importante per ritrovarsi poi a doverlo “arronzare”¹. In questi casi, procrastinare conduce a risultati deludenti o anche a veri e propri fallimenti.
• rovinare la nostra salute: sappiamo bene che per migliorare la nostra salute dovremmo smettere di fumare, fare più esercizio fisico e mangiare in modo più sano. Eppure rimandiamo sempre a domani, rovinando giorno dopo giorno la nostra preziosa salute.
• sentirsi insoddisfatti e infelici: la maggior parte di noi vive molto male la procrastinazione, perché in cuor nostro sappiamo bene che continuare a rimandare non ci porterà da nessuna parte. In quest’ottica, una delle conseguenze più gravi della procrastinazione è la nostra reazione emotiva: procrastinare provoca spesso insoddisfazione e immobilismo ed in alcune casi delle vere nevrosi. È quanto sostiene lo psicologo americano Wayne Dyer che nel suo capolavoro “Le vostre zone erronee”, colloca la tendenza a rimandare a domani tra quegli ostacoli o comportamenti auto-distruttivi (le zone erronee del titolo) che ci impediscono di essere felici e vivere appieno la nostra vita. Ne consegue uno stato di infelicità permanente che non ci fa vivere bene.

“Il mio consiglio è mai fare domani ciò che puoi fare oggi. La procrastinazione è la ladra del tempo.”
– Charles Dickens

Le cause della procrastinazione e come smettere di procrastinare

A questo punto, dovrebbe essere chiara l’assoluta necessità di combattere e sconfiggere la procrastinazione. In realtà, dietro lo stesso comportamento (rimandare a domani), si nascondono cause e motivi alquanto diversi. Per questo, passeremo in rassegna le cause principali della tendenza a procrastinare, proponendo di volta in volta le soluzioni più adeguate.

Motivo n. 1 – Non hai definito chiaramente obiettivi e priorità

Molte persone tendono a procrastinare perché sono vaghe e confuse rispetto a quello che devono fare, in che ordine e per quale ragione. In altre parole, queste persone non hanno ben stabilito i propri obiettivi e le proprie priorità.
Non avendo chiari i propri obiettivi, tendono a rimandare all’infinito compiti e progetti importanti. A causa di questa mancanza di chiarezza sui propri obiettivi, non hanno in mente quali sono le priorità della loro giornata.
Per questo si ritrovano a dedicarsi a compiti a basso valore aggiunto (ad esempio rispondere alle e-mail), rimandando attività ben più importanti. Così alla fine delle loro giornata, delle loro settimane e dei loro mesi hanno portati avanti poco o nulla dei loro progetti più importanti. 

Soluzione per questo tipo di procrastinazione 

• prendi un foglio di carta per annotare i tuoi obiettivi
• stabilisci una scadenza per il tuo obiettivo e delle sotto-scadenze se necessario
• elenca tutte le attività che devi compiere ogni giorno per raggiungere il tuo obiettivo
• inizia le tue giornata lavorando sui tuoi compiti più importanti² per raggiungere il tuo obiettivo
• se hai più compiti importanti, inizia sempre da quello più difficile ed impegnativo (per dirla con Brian Tracy, se devi mangiare due rane, inizia sempre dalla rana più brutta)³
• non dedicarti ad altro fin quando non hai completato i tuoi compiti più importanti.

Motivo n. 2 – Hai troppe cose da fare

Spesso procrastiniamo perché abbiamo semplicemente troppe cose da fare. La mole di progetti e compiti è tale che non sappiamo neppure da dove cominciare. In questa situazione, la nostra reazione di difesa è rimandare soprattutto quei compiti più difficili e dispendiosi in termini di tempo. In questo modo, possiamo dedicarci a piccoli compiti, talvolta  insignificanti e a basso valore aggiunto. Completare questi piccoli compiti ci regala una breve ricompensa e momentanea soddisfazione.

La nostra mente ha bisogno di completare tutti i compiti incompleti e di chiudere quei cerchi aperti che attirano la nostra attenzione, per dirla con David Allen, autore di “Getting Things Done”. Proprio Allen spiega che la verità è che non avremo mai il tempo necessario per fare tutte le cose che dovremmo fare. Ci sarà sempre qualcosa a cui non potremmo dedicarci. L’unica via d’uscita è organizzarsi e dare priorità alle cose più importanti. 

Soluzione per questo tipo di procrastinazione

• pratica la procrastinazione creativa, stabilendo le tue priorità ma anche le tue posteriorità
• decidi le cose che farai adesso e mettile nella lista delle tue priorità
• stabilisci le cose che farai più tardi o mai ed inserisci queste posteriorità in una lista intitolata “da fare un giorno/forse”
• metti via la lista delle posteriorità e lavora ogni giorno consultando la lista delle priorità.

Motivo n. 3 – Non riesci a concentrarti

I compiti che rimandiamo sono spesso quelli più impegnativi dal punto di vista cognitivo. Essi richiedono la nostra totale concentrazione e non possiamo lavorare si questi compiti se abbiamo troppe distrazioni. Per portare avanti i nostri progetti più difficile ed importanti, abbiamo bisogno di praticare ciò che Cal Newport definisce “deep work” (che possiamo tradurre come “lavoro profondo”). Per “deep work”, intendiamo quelle “Attività professionali svolte in uno stato di concentrazione esente da distrazione che spingono le tue capacità cognitive al loro limite. Questi sforzi creano nuovo valore, migliorano la tua abilità e sono difficile da replicare”⁴. 

Il grande problema con cui tutti ci confrontiamo è che è diventato molto difficile lavorare profondamente. Le notifiche dei nostri telefoni, le continue interruzioni da parte di colleghi ed amici, la messaggistica istantanea, la cultura del perennemente connesso ed i social media rendono sempre più difficile il raggiungimento di quello stato di concentrazione necessario a portare avanti compiti complessi e significativi. 

Per questo motivo molte persono tendono a procrastinare quei compiti più difficili che purtroppo sono anche i più importanti. Senza la necessaria concentrazione, si lasciano distrarre dal cosiddetto “shallow work”, ossia da quelle attività che sono facili da gestire ma che non producono reale valore (ad esempio, rispondere alle e-mail oppure partecipare a riunioni non necessarie).

Soluzione per questo tipo di procrastinazione

• Organizza la tua giornata lavorativa in blocchi di tempo: nel mio caso, dedico le mattinate al lavoro profondo ed i pomeriggi ai compiti che hanno meno valore aggiunto.
• Stabilisci dei momenti precisi per controllare le tue e-mail: 2-3 volte al giorno è sufficiente nella maggior parte dei casi.
• Fai in modo di limitare le interruzioni per preservare la tua concentrazione: disattiva le notifiche e/o metti il tuo telefono in modalità non disturbare, avvisa i tuoi colleghi e collaboratori che vuoi essere interrotto solo per questioni urgenti/importanti, se lavori in open space indossa delle cuffie quando ti dedichi al lavoro profondo e dai il buon esempio non interrompendo tu stesso gli altri.

Motivo n. 4 – Sei scoraggiato/a dalla mole e difficoltà o progetto

Si tratta di una situazione molte comune. Di fronte a qualcosa ad un progetto che ci appare troppo grande o magari difficile, tendiamo a rimandare all’infinito.
Poiché sappiamo che quel progetto ci prenderà molto tempo, allora preferiamo dedicarci ad attività meno dispendiose in termini di tempo e poco impegnative, perché sappiamo che potremmo completarle rapidamente. Questa tendenza si basa sul cosiddetto “effetto Zeigarnik”, dal nome della psicologa russa Bluma Zeigarnik che scoprì che il nostro cervello ha maggiore facilità a continuare delle azioni già iniziate, rispetto a compiti che dovremmo cominciare partendo da zero⁵.

Quando iniziamo una determinata attività, essa rimane nella nostra memoria fin quando non la completiamo. Per questo motivo saremo più motivati per portare a termine quanto intrapreso, perché la nostra mente sarà insoddisfatta fin quando non lo faremo.
Questo fenomeno può essere efficacemente utilizzato per battere la procrastinazione, soprattutto rispetto a progetti impegnativi e difficili.

Soluzione per questo tipo di procrastinazione

• suddividi ogni grande compito o progetto in tanti piccoli compiti: Brian Tracy utilizza la metafora del salame, dicendo che non possiamo mangiare un salame intero me possiamo affettarlo in tante piccole fettine mangiarle una alla volta. 
• inizia il compito o progetto lavorando proprio sul primo sotto-compito: una volta iniziato, l’effetto Zeigarnik ti motiverà a continuare e a passare alle fasi successive
• completa un sotto-compito alla volta fino al risultato finale: noteremo che ogni volta che completiamo un compito della nostra lista di cose da fare ci sentiamo più felici, soddisfatti e carichi di energia.

Motivo n. 5 – Non hai fiducia in te stesso/a

Un’altra causa abbastanza comune riguarda la mancanza di autostima. Procrastiniamo un determinato progetto o compito, perché non ci sentiamo all’altezza o non abbiamo abbastanza fiducia in noi stessi. La mancanza di autostima è un problema molto serio e complesso, tanto da meritare un capitolo a parte in questo libro. Nell’ambito della procrastinazione, la mancanza di fiducia ha spesso la sue radici in un sentimento di dubbio o inadeguatezza rispetto ad una determinata attività (quella che rimandiamo).

Spesso questi sentimenti sono generati da esperienze passate in cui sentiamo di non essere stati all’altezza. In questi casi si può parlare di “autoefficacia” che Brian Tracy definisce come “la misura di quanto competenti e capaci vi sentite in relazione a un compito da svolgere o a un obiettivo da raggiungere. Si tratta della cosiddetta ‘autostima legata alla performance’”⁶.  

Soprattutto quando la mancanza di fiducia è legata a fallimenti passati o alla consapevolezza di non essere abbastanza preparati, la soluzione è piuttosto semplice: investire in sé stessi per migliorarsi. Migliorare le tue competenze è, infatti, assolutamente fondamentale per combattere quel sentimento di inadeguatezza. Dovresti sempre cercare di diventare migliore nell’eseguire i tuoi compiti principali. Quanto più preparato sarai, tanto più avrai la voglia, l’energia e l’entusiasmo per dedicarti ai tuoi obiettivi più importanti (combattendo così questo tipo di procrastinazione).

Soluzione per questo tipo di procrastinazione

• Identifica le tue aree chiave in termini di risultati: si tratta di quegli ambiti in cui puoi produrre maggiore impatto e che sono prioritari per te. Per un commerciale, si potrebbe trattare della negoziazione.
• Individua le tue lacune in queste aree: puoi analizzare i fallimenti passati o  il tuo stato d’animo rispetto a determinate attività. Nell’esempio del commerciale, si potrebbe scoprire una difficoltà a catturare l’attenzione del proprio interlocutore.
• Elabora un piano preciso per colmare queste lacune e migliorare le tue competenze: ci sono molte possibilità come leggere su quel determinato argomento per almeno 30 minuti al giorno, seguire delle formaziono o dei corsi o farsi aiutare da un collega più brillante e preparato in quella determinata area. In realtà, il piano più efficace combinerà questo tipo di attività formative).

Motivo n. 6 – Sei pigro/a

Si tende a pensare che una persona che rimanda all’infinito le cose da fare sia semplicemente pigra. Come abbiamo visto, la pigrizia è però solo una delle possibili cause della procrastinazione. Detto questo, è un dato di fatto che alcune persone tendono ad essere più pigre e che tutti noi possiamo avere dei momenti di pigrizia. 

Possiamo essere pigri per vari motivi: un po’ per natura, un po’ per abitudine e un po’ per una mancanza di motivazione ed energia. Qualsiasi sia il motivo della nostra pigrizia, è evidente che sia necessario fare qualcosa per superarla. Restare sul divano con il telefono in mano a consultare i social non ci porterà da nessuna parte.

In generale, dovresti quindi analizzare le cause della tua pigrizia ed elaborare una strategia per superarla. Di seguito qualche utile spunto per aiutarti.

Soluzione per questo tipo di procrastinazione

• Dedicati ai compiti e progetti che tendi a rimandare nella prima parte della giornata: avrai non solo più energie e buon umore ma saprai che una volta terminata l’attività più difficile, la tua giornata sarà in discesa.
• Concentrati sui risultati e su come ti sentirai dopo aver completato un compito: focalizzarsi su quello che potrai ottenere aiuta a vincere i momenti di pigrizia. Funziona molto bene per lo sport: per motivarti ad andare a correre, dovresti pensare a quella sensazione di benessere che provi dopo aver fatto sport.
• Prometti a te stesso una ricompensa: se sai quando avrai finito potrai ottenere qualcosa che ami mangiare o un’attività che adori, allora sarai molto più motivato.   
• Compi il primo passo e mettiti semplicemente in moto: spesso basta trovare la forza di iniziare per mettersi in moto e dire addio alla pigrizia. Riconosci, quindi, i momenti in cui ti fai vincere al virus della pigrizia ed impara a darti una piccola scossa per cominciare e dedicarti a ciò che hai da fare.  

Motivo n. 7 – Non ti senti abbastanza motivato/a

Concludiamo questa piccola rassegna dei motivi che ci portano a procrastinare con la mancanza di motivazione. A volte la possiamo apparentare alla causa precedente (la pigrizia), ma in realtà la mancanza di motivazione può avere radici diverse e/o più profonde. 

Procrastinazione per assenza o perdita di vista di obiettivi

Ci possiamo sentire demotivati se perdiamo di vista l’obiettivo finale delle nostre azioni quotidiane o peggio quando non abbiamo obiettivi palpitanti e degni di nota. Capita ad esempio a chi lavora in grandi aziende di sentirsi un semplice ingranaggio all’interno di una macchina enorme: in questi casi, i dipendenti dell’impresa sanno più perché lavorano su un determinato compito e, in assenza di un obiettivo forte e condiviso, si demotivano. La demotivazione è un’esperienza che molte persone provano quando giungono alla pensione: aspettato per anni il momento di essere liberi dal lavoro, queste persone si rendono conto di non avere più scopi e grandi progetti e perdono persino la motivazione di affrontare le giornate.

Procrastinazione e zona di comfort

In altri casi, ci possiamo sentire demotivati perché siamo restati troppo nella nostra zone di comfort. Capita spesso con il lavoro: padroneggiamo i nostri compiti, rendiamo in modo abbastanza decente e quello che facciamo né ci piace né ci dispiace. È un po’ una sorta di limbo in cui scegliamo di privilegiare la serenità a discapito di progetti e compiti entusiasmanti. A lungo andare però, restare troppo a lungo in questa “zona del benessere” ci porta a sentirsi demotivati e quindi a procrastinare, soprattutto se dobbiamo dedicarci a qualcosa che ci fa uscire da questa zone.

Quando rimandiamo perché non ci piace quello che facciamo…

In modo molto frequente, l’assenza di motivazione è causata dal fatto che non ci piace quello che facciamo. Moltissime persone odiano il proprio lavoro e non aspettano altro che la giornata lavorativo o il fine-settimana arrivino per potersi dedicare ad altro. Quando ho parlato dell’ikigai, ho sottolineato quanto sia una fortuna avere un lavoro che ci piace ed a cui ci dedichiamo con passione. Se davvero il nostro lavoro ci toglie qualsiasi motivazione, vale la pena almeno rimettersi in discussione per vedere se vogliamo cambiarlo. Se questo è il vero motivo della nostra tendenza a procrastinare, allora vale la pena fare qualcosa per cambiare la situazione.

Soluzione per questo tipo di procrastinazione

• analizza le cause della tua mancanza di motivazione ed applica la soluzione più adatta
• assenza di obiettivi (interessanti): dedicati ad un nuovo progetto, coltiva una nuova passione o cerca lo scopo finale di quello che stai facendo a lavoro
• permanenza nella zone di comfort: elabora una strategia per uscire dalla tua zone del benessere, lanciandoti una sfida, imparando qualcosa di nuovo e rischiando qualcosa per ritrovare la motivazione perduta.
• lavoro che non ci piace: potremmo cambiare azienda, ruolo/ufficio all’interno dell’azienda, metterci in proprio oppure operare una riconversione professionale

Conclusioni sulla procrastinazione

Abbiamo visto che la procrastinazione è un problema serio che può causare conseguenze abbastanza gravi. Si tratta di qualcosa di complesso perché ci sono almeno 7 possibili motivi dietro la nostra tendenza a procrastinare. Lo scopo di questa guida è aiutarti a trovare le cause della tua procrastinazione ed applicare le soluzioni proposte per sconfiggerla definitivamente.

È tutto per oggi, non mi resta che augurarti una buona crescita!

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Ricevi delle risorse gratuite

1. Si tratta di una di quelle parole del dialetto napoletano molto difficili da tradurre. Mi sono deciso ad usarla in questo contesto, perché l’ho trovata sul dizionario Treccani, che indica la seguente definizione “Fare un lavoro male e in fretta”. 
2. Si tratta di un’idea ben espressa in “The Power of Less” di Leo Babauta. l’autore americano consiglia di scegliere per ogni giornata un massimo di 3 “Most Important Tasks” (compiti più importanti” e dedicarsi in modo esclusivo ad essi fino ad averli completati.
3. Tracy scrive: “È stato detto che se la prima cosa che fai ogni giorno è mangiare una rana viva, puoi continuare la giornata con la soddisfazione di sapere che quella è probabilmente la peggior cosa che ti potrà accadere quel giorno”. La tua ‘rana’ è il tuo compito più grande ed importante. (…) Se devi mangiare due rane, mangia quella più brutta all’inizio”. Brian Tracy, Eat That Frog, Beret Koeheler Published, 2017, pag. 2.
4. Cal Newport, Deep Work, Piatkus, 2016, pag. 3. 
5. Famoso l’aneddoto che diede il via agli esperimenti di Bluma Zeigarnik. La psicologa si trovava in un ristorante affolato ed osservò che i camerieri ricordavano tutte le ordinazioni parzialmente eseguite, mentre tendevano a dimenticare completamente le ordinazioni, dopo averle portate ai tavoli dei clienti.
6. Brian Tracy, Il segreto è credere in sé stessi, TEA, 2013, pag. 69.