Notion: recensione dell’app che ti aiuta ad organizzare la tua vita

Notion è una potentissima app per gestire progetti e prendere appunti che mira a fornirti uno strumento completo per centralizzare l’organizzazione di tutta la tua vita, tanto a livello professionale che personale. La reputo una delle miglior app per prendere appunti, anche se come vedremo Notion è molto di più.

Sono circa 3 mesi che la utilizzo assiduamente (dopo averne seguito l’evoluzione per almeno 2 anni) ed oggi volevo condividere una recensione con tutto quello che devi sapere sull’app Notion.

Tempo di lettura: 8 minuti

Notion in un colpo d’occhio: la scheda dell’app

Tipo di app: Organizzazione personale, gestione dei progetti e presa di appunti
Piattaforme: iOS, Android, Web, Mac e PC (WIndows)
Piano gratuito: molto completo per chi lo utilizza a titolo personale
Prezzo piano a pagamento: a partire da 8$ al mese
Link per provare Notion: Prova Notion

Per chi è Notion: chi vuole centralizzare in un’unica applicazione le funzionalità di vari programmi (prendere appunti, gestire i progetti, tracciare compiti ed attività, collaborare con un team…)

Cos’è Notion

Non è semplicissimo rispondere a questa domanda perché Notion è un’app talmente ricca di funzionalità da rendere ardua una classificazione precisa.
Possiamo dire che Notion è uno strumento completo per organizzare la propria vita sotto tutti i punti di vista ed essere più produttivi ed efficaci. Ciò che rende questa app davvero unica è proprio la possibilità di centralizzare tutti i nostri progetti e le nostre conoscenze in un unico strumento per avere sempre una visione globale sui vari ambiti della nostra vita.

Cosa si può fare con Notion?

Iniziamo con l’elenco non esaustivo di tutte le possibilità che offre Notion:

• prendere appunti
• gestire progetti
• tenere traccia delle cose da fare (to-do list)
• raccogliere informazioni per costruirsi un commonplace notebook o un secondo cervello
• creare un proprio wiki personale
• collaborare con altre persone
• avvalersi di un assistente virtuale grazie all’intelligenza artificiale (con Notion-Ai)

Entriamo adesso più nel dettaglio offrendo qualche esempio di utilizzo.

Utilizzo di Notion come strumento di organizzazione personale

Ho già accennato alla ricchezza e duttilità di Notion: l’elevato grado di personalizzazione permette di gestire tutti gli ambiti della nostra vita. Credo che questa sia il motivo per cui Notion sia diventata così popolare nel mondo della produttività e della crescita personale. Con Notion puoi gestire appunti, conoscenze, idee, abitudini, liste di libri, progetti ma anche cosa più banali come liste della spesa o liste dei film che vuoi vedere.

Come uso Notion per la mia crescita ed organizzazione personale

Iniziamo dalle funzioni più ovvie: con Notion ho sostituito Evernote per prendere appunti e segnarmi tutte quelle idee, informazioni e conoscenze che voglio ricordare nel tempo.

Ecco la schermata che presenta la mia dashboard personale in Notion:

Come vedi all’interno ho il mio “secondo cervello” con 5 categorie principali, le mie to-do list, il mio diario di lettura, i riassunti dei libri che ho letto e poi i 3 progetti sui cui lavoro in questo momento: la mia azienda, questo blog (che è l’hub di molte altre cose) ed un libro dedicato alla crescita personale.

💡Parlerò in modo più esteso di come uso Notion in una guida dedicata a come si usa Notion.

Ecco altre possibilità a tua disposizione:

• pianificare, organizzare e tenere traccia dei tuoi viaggi ,
• gestire le tue finanze personali,
• tracciare le proprie abitudini (alimentazione, sport, sonno…)
• gestire i tuoi allenamenti ed esercizi,
• prendere i tuoi appunti per la scuola e l’università,
• tenere un diario personale e fare journaling,
• gestire un progetto nella sua totalità (dall’acquisto di una casa o un auto alla scrittura di un libro)

Ed il bello è che per ciascuna di queste funzioni, puoi trovare degli splendidi template (gratuiti e non) che includono funzioni avanzate come barre di progressione, database, grafici e tabelle di calcolo.
Tra l’altro quando installi Notion, hai già una decina di template a disposizione per iniziare e familiarizzare con lo strumento.

Utilizzo di Notion come strumento di collaborazione aziendale

Notion può essere utilizzato in modalità collaborativa ed in particolare all’interno di aziende di qualsiasi dimensione. L’app possiede, infatti, tutte le funzionalità necessarie per

• assegnare compiti a se stessi ed altri membri di un team,
• gestire progetti e seguirne l’avanzamento,
• creare basi di conoscenza in stile wiki,
• creare calendari editoriali o legati ai nostri progetti,
• create FAQ per partner e clienti, pagine web private o pubbliche e persino un interno sito web,
• e persino creare un CRM per gestire i nostri clienti.

Insomma Notion si presenta come una buona alternativa a basso costo rispetto a servizi come ASANA (che uso da anni nella mia azienda MosaLingua), Monday, Basecamp e simili. I piani a pagamento offrono molte possibilità per rendere più semplice il lavoro collaborativo ma per un team con meno di 10 persone, persino il piano gratuito andrà bene.

Quanto costa Notion: Prezzo e piani tariffari

Notion prevede 4 piani:

• Personal: il piano gratuito;
• Plus: 8$ al mese (pagamento annuale) o 10$ al mese (pagamento mensile)
• Business: 15$ al mese (pagamento annuale) o 18$ al mese (pagamento mensile)
• Enterprise: prezzo su richiesta.

Come vedi per le formule Plus e Business, pagando tutto l’anno in anticipo, si ottiene uno sconto del 20% (rispetto al pagamento ogni mese).

Vediamo i 4 piani più in dettaglio.

Piano Personal (gratuito)

Il piano gratuito è molto generoso e converrà perfettamente alla maggior parte delle persone per un utilizzo a livello personale. L’unico limite che ho trovato un po’ fastidioso è il limite di upload a 5MB: in pratica nelle pagine non potrai inserire immagini e documenti più pesanti. Con Evernote avevo sentito rapidamente la necessità di usare il piano a pagamento, mentre per Notion per ora il piano personal mi basta.

Potrà essere usato gratuitamente anche da piccole attività che non necessitano di più di 10 membri.

Piano Plus

Questo è più adatto a piccole e medio aziende. Il piano tariffario include:

• Blocchi illimitati per le squadre
• Caricamento illimitato di file
• Cronologia delle pagine per 30 giorni
• Invita 100 membri

Piano Business

Per realtà più grandi ed strutturate, il piano business prevede le seguenti funzionalità aggiuntive:

• SAML SSO (il single sign on per una migliore gestione dei conti utente)
• Spazi team privati
• Esportazione massiva di PDF
• Analisi avanzata delle pagine
• Storico delle pagine per 90 giorni
• Invita 250 membri

Piano Enterprise

Il quarto piano (Enterprise) è essenzialmente una formula su misura che include queste funzionalità in più:

• Gestione avanzata degli utenti tramite l’API di Notion
• Sicurezza e controlli avanzati
• Registro di controllo
• Aiuto da parte di un membro di Notion
• Analisi dello spazio di lavoro
• Cronologia illimitata delle pagine
• Limite di membri personalizzato

Opzione Notion-AI

Da segnalare una recente novità: l’opzione Notion-AI che permette di avvalersi dell’intelligenza artificiale per sintetizzare documenti, riscrivere documenti, fare brainstorm per nuove idee ed in generale ottenere. una sorta di assistente virtuale sempre disponibile.

In pratica si tratta di avere un chatbot intelligente stile ChatGPT all’interno dell’app e completamente integrato con il mondo di Notion. Questa opzione è proposta a 8$ al mese (pagamento annuale) o 10$ al mese con (pagamento mensile). Per adesso, Notion AI è disponibile anche nel piano gratuito.

Vantaggi e svantaggi di Notion

Vediamo di seguito i vantaggi e svantaggi che ho potuto rilevare utilizzando Notion:

Alternative a Notion

Per un utilizzo personale, le alternative più valide saranno: Evernote, OneNote, UpNote e Obsidian. Se vuoi scoprire altre possibilità, ti invito a consultare questo articolo: Le 10 migliori app per appunti: come scegliere in base alle tue esigenze.

Per un utilizzo in ambito professionale e collaborativo, tra le alternative più valide possiamo menzionare Asana, Task, Jira, Basecamp, ClickUp, Microsoft Planner e Wrike.

Conclusioni e verdetto finale

Notion è secondo me uno dei migliori servizi per prendere appunti ed in generale per organizzare vita privata e lavoro. Anche come strumento di collaborazione è potentissimo perché la sua forza consiste nelle infinita possibilità di personalizzazione e nell’ampia disponibilità di template per gli utilizzi più disparati.
Ci ho messo tempo per passare da Evernote e Notion, perché volevo essere sicuro che la migrazione e l’adozione di un nuovo strumento non mi portassero via troppo tempo, ma devo dire che non rimpiango la scelta.
Se usato in modo intelligente, Notion ci aiuta ad essere più produttivi ed organizzati e può persino rendere più il lavoro: in quanto appassionato di gestione del tempo e crescita personale, non posso che raccomandarlo.

Link per provare Notion: Prova Notion

Ecco i voti della mia recensione a Notion:

Utilità	5.0 / 5.0
Facilità di utilizzo	4.5 / 5.0
Funzionalità	4.5 / 5.0
Servizio clienti	5.0 / 5.0
Sicurezza e privacy	3.5 / 5.0
Rapporto qualità/prezzo	5.0 / 5.0
Media	4.6 / 5.0

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