La matrice di Eisenhower o Covey per gestire le priorità

La matrice di Eisenhower è un metodo di gestione del tempo utilizzato per identificare le nostre priorità. Conosciuto anche come principio di Eisenhower o metodo Eisenowher o ancora matrice di Covey, questo sistema permette di identificare i compiti e progetti più prioritari sulla base di due criteri fondamentali: importanza ed urgenza. In questa guida, vedremo come funziona questa matrice e soprattutto come usarla per gestire meglio il tuo tempo e le tue priorità.

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Cos’è il principio o la matrice di Eisenhower o Covey

La matrice di Eisenohwer deve il suo nome a Dwight Eisenhower (presidente degli USA dal ’53 al ’61) che usava questa matrice per decidere su quale compito concentrarsi ogni giorno.
Una delle decisioni più difficili in materia di gestione del tempo riguarda proprio la scelta delle priorità.
Il metodo Eisenhower offre un aiuto in tal senso, sulla base delle distinzione fondamentale tra cose importanti ed urgenti. Importanza ed urgenza non sono, infatti, la stessa cosa ed è importante decidere quali sono le nostre priorità tenendo presente questa distinzione.

“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”
— Dwight D. Eisenhower

La matrice Eisenhower è stata poi ripresa e sviluppata da Stephen Covey nel suo famoso “Le 7 regole per avere successo” e poi in “First Things First – Le prime cose al primo posto” (per questo motivo è conosciuto anche come matrice di Covey o matrice Covey della gestione del tempo).
In entrambi i libri, Stephen Covey spiega che una delle abitudini delle persone efficaci è mettere le prime cose al primo posto. La chiave di tutto sarebbe mettere sempre al primo posto le cose che sono realmente importanti, senza pensare alla loro urgenza.
Questa abitudine ci permette di occuparci delle nostre priorità giorno per giorno senza farci distrarre da tutto il resto.

Come funzionano la matrice di Eisenhower ed i 4 quadranti di Covey

Secondo il principio di Eisenhower o matrice di Covey, per scegliere le priorità è necessario usare una matrice organizzata in 4 quadranti in cui sono centrali sono i concetti di importanza ed urgenza:

• Quadrante 1: le cose urgenti ed importanti (crisi, problemi molto pressanti, progetti importanti in scadenza)
• Quadrante 2: le cose non urgenti ma importanti (prevenzione, networking, pianificazione…)
• Quadrante 3: le cose non importanti ma urgenti (interruzioni, alcune telefonate, riunioni ed e-mail)
• Quadrante 4: le cose non urgenti e non importanti (attività piacevoli, giochi, alcune telefonate ed e-mail, attività che ci fanno perdere troppo tempo…).

1 – Il quadrante I : le cose urgenti ed importanti

Nel primo quadrante della matrice Eisenhower rientrano le crisi che dobbiamo gestire immediatamente, i progetti importanti in scadenza e dei problemi che sono tanto urgenti quanto importanti. Concentrarsi sul primo quadrante sembra abbastanza naturale, a patto che sia chiaro per noi la differenza tra ciò che è importante o meno.
In questo quadrante la parola d’ordine è fare: vi troviamo quei compiti e quelle attività da fare in priorità.

2 – Il quadrante II: le cose importanti ma non urgenti

Si tratta di un quadrante spesso trascurato. Eppure è quello in cui troviamo quelle attività che se compiute regolarmente possono avere un impatto enorme sulla nostra vita. Non sono urgenti, ma questo non significa che dovremmo trascurarle perché si tratta di quel 20% di cose che possono darci l’80% dei risultati (seconda l’ormai classico principio di Pareto).
Una persona davvero produttiva dedica tempo ed energie al secondo quadrante anticipando in questo modo crisi e prevedendo a monte eventuali problemi. Secondo il principio di Eisenhower, nel secondo quadrante troviamo la strategia, il networking, la prevenzione e soprattutto la pianificazione. Non a caso la parola d’ordine di questo quadrante è pianificare.

3 – Il quadrante III: le cose urgenti ma non importanti

Si tratta di un quadrante della matrice Covey/Eisenhower molto insidioso a cui spesso dedichiamo troppo tempo. Le persone che confondono urgenza ed importanza si troveranno a passare molto tempo in questo quadrante. Ne fanno parte le interruzioni, le e-mail e le riunioni. La parola d’ordine del quadrante è delegare o posticipare.
Per le riunioni, puoi rifiutarle o chiedere a qualcun’altro di partecipare al posto tuo. Per quanto riguarda le e-mail, meglio sempre posticipare, non rispondendo subito (a meno che la risposta non ti prenda meno di 2 minuti, secondo la famosa regola del metodo GTD).

E per le attività in cui hai poco calore aggiunto, delegare è sempre una migliore soluzione. Ci sono una serie di attività e compiti che possiamo affidare ad altre persone, per guadagnare tempo e quindi efficacia. Delegare non è così semplice, soprattutto se non se ne ha l’abitudine: ma se ci siamo circondati di persone affidabili e di talento, allora dobbiamo sforzarci di trasferire alcune responsabilità per raggiungere più velocemente i nostri obiettivi.

4 – Il quadrante IV: le cose non importanti e non urgenti

Il quarto ed ultimo quadrante della matrice di Eisenhower include tutte quelle attività che non portano valore aggiunto. Tra esse i giochi e quiz, il tempo trascorso sui social media ed alcune telefonate non indispensabili. La parola d’ordine in questo caso è eliminare. Per non cadere nella trappola del quarto quadrante, dobbiamo avere autodisciplina e motivazione, ma in genere è facile identificare quelle attività che non sono né importanti né urgenti.

Come usare la matrice di Eisenhower/Covey

Come detto, lo scopo del principio di Eisenhower è stabilire le priorità del momento. Per ogni compito e progetto dobbiamo porci le seguenti domande:

• è importante?
• è urgente?

Sulla base delle risposte, possiamo collocare il compito/progetto in uno dei 4 quadranti della matrice Eisenhower. In seguito dovremmo dare priorità ai primi due quadranti.

Come trovare più tempo per il secondo quadrante (secondo il principio di Eisenhower)?

Dicevo che un quadrante spesso trascurato (a torto) è il secondo. Per molte persone è difficile trovare la motivazione di dedicarsi a qualcosa quando non c’è urgenza. Ma secondo Covey, bisogna assolutamente dedicare tempo al quadrante II. Per trovare questo tempo, di certo non possiamo sottrarne al primo quadrante: le questioni importanti ed urgenti vanno trattate rapidamente.

Il segreto è imparare a dire NO alle questioni che inseriamo nei quadranti III e IV. Anche quando qualcosa sembra estremamente urgente, se non rientra nel primi due quadranti dobbiamo sforzarci di darle l’attenzione che merita (ossia poca).
Nella vita diciamo sempre NO a qualcosa: se dici sì al collega che insiste per averti in una riunione che per te non è importante e/o urgente, allora stai dicendo NO alle tue priorità fondamentali. Se dici SÌ ai social o ad un programma televisivo di bassa qualità, allora stai dicendo NO ad attività che ti fanno migliorare come la lettura o ad un progetto importante che rimandi da tempo.

Conclusioni sulla matrice di Eisenhower o Covey

Il principio di Eisenhower o matrice di Eisenhower o matrice Covey è un ottimo strumento per decidere quali sono le priorità del momento. Uno dei suoi meriti è la relativa semplicità di utilizzo perché basta porsi qualche domanda e prendere qualche nota per usarla. La gestione delle priorità è una delle chiavi della gestione del tempo e consiglio a tutti i provare questo metodo perché è davvero utile.
Buona crescita e a presto!

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