Le leggi della gestione del tempo

Sapevi che esistono numerose “leggi” per la gestione del tempo? Sono state formulate in epoche ed ambiti diversi, ma tutte ci ricordano una serie di utilissimi principi per usare la nostra risorsa più preziosa: il tempo.
Oggi vorrei presentarti 8 leggi del tempo che potrai applicare per essere più produttivo ed efficace.

Tempo di lettura: 7 minuti

Puoi leggere l’articolo o ascoltare la versione audio attraverso il mio podcast:

1 – Legge di Pareto

L’80% dei risultati proviene dal 20% delle azioni.

— Vilfredo Pareto

Origine e spiegazione

Teorizzata dall’economista italiano Vilfredo Pareto (vissuto tra tra il XIX e XX secolo), questa legge del tempo si applica a tantissimi settori. In materia di gestione del tempo, indica che alcuni compiti porteranno molti più risultati rispetto agli altri. La conseguenza è che dovremmo mettere tali compiti tra le nostre priorità. In questo modo, a parità di sforzo e tempo, otterrai più risultati.

Come applicare questa legge

• Esamina le tue priorità per concentrarti su quel 20% di compiti e progetti che possono produrre l’80% dei risultati
• Inizia sempre dai compiti a maggiore impatto, ossia quelli che possono produrre più risultati
• Delega o elimina quei compiti che ti sembrano meno importanti (il restante 80%).

2 – Legge di Parkinson

Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile.

— Cyril Northcote Parkinson

Origine e spiegazione

Questa legge della gestione del tempo indica che più tempo hai per completare un compito, più tempo ti occorrerà per terminarlo. È stata formulata per la prima volta nel 1955 in un articolo pubblicato su “The Economist” dal saggista inglese Cyril Northcote Parkinson.

Come applicarla

• Usa la tecnica del time-blocking che consiste nel bloccare nella tua agenda degli intervalli di tempo per un compito specifico
• Definisci delle scadenze per ogni compito. Esse devono essere allo stesso tempo realistiche e ravvicinate (per tenere alta la pressione e creare un senso di urgenza).

3 – Legge di Illich

Oltre una certa soglia, l’efficienza umana diminuisce, fino a diventare negativa.

— Ivan Illich

Origine e spiegazione

Questa legge del tempo è stata formulata da Ivan Illich, uno scrittore e filosofo austriaco. La legge di Illich indica che la nostra efficacia tende a diminuire superata una certa soglia di lavoro. È un principio che molti di noi avranno potuto riscontrare: ad un certo punto la fatica ha la meglio ed il nostro rendimento ne patisce.

Come applicarla

• Fai regolarmente delle pause, applicando ad esempio la tecnica del pomodoro (una pausa di 5′ ogni 25′ di attività)
• Non trascurare la pausa pranzo (ti aiuta a ricaricare le batterie)
• Fai in modo di avere delle pause di qualità: alzati dalla scrivania, fai due passi, bevi acqua, medita o respira consapevolmente.
• Cerca di non lavorare troppo (ad esempio oltre le 8 ore al giorno)

4 – Legge di Carlson

Un’attività completata in un unico tratto sarà completata molto più velocemente rispetto all’esecuzione della stessa attività in più tempi”.

— Sune Carlson

Origine e spiegazione

L’economista svedese Sune Carlson è all’origine di questa legge della gestione del tempo che stabilisce che le interruzioni involontarie (ad esempio telefonate, notifiche, la visita di un collega) ci rendono meno efficaci e produttivi.

È un principio di base in materia di produttività: cerca di evitare le interruzioni perché è stato provato che dopo un’interruzione, possono volerci fino a 23 minuti per ritrovare la concentrazione¹. Concentrarsi e mantenere la concentrazione è molto importante, soprattutto per portare a termini compiti più complessi (a questo proposito leggi la la sintesi di “Deep Work” di Cal Newport).

Come applicarla

• Disattiva le notifiche del computer e del telefono per evitare di farti distrarre da telefonate, email e social media
• Metti il telefono in modalità aeroplano quando lavori per evitare telefonate improvvise
• Isolati quando necessario
  • se lavori in open space usa le cuffie per ottenere silenzio e far capire agli altri che non vuoi essere interrotto
  • se hai un tuo ufficio, chiudi la porta

5 – Legge di Swoboda-Fliess-Teltscher

Nell’uomo esistono ritmi biologici che influenzano direttamente la sua produttività.

— Herman Swoboda, Wilhem Fliess e Alfred Teltscher

Origine e spiegazione

È stato William Fliess, un medico tedesco, a menzionare per primo questa principio secondo cui ciascuno di noi ha un orologio biologico interno che funziona secondo cicli regolari (sia a livello emotivo che fisico). In seguito, il ricercatore austriaco Alfred Teltscher si è interessato alle teorie di Fliess, verificandole e sviluppandole ulteriormente (in particolare aggiungendo la dimensione intellettuale a quella fisica ed emotiva). Herman Swoboda, psicologo e professore universitario austriaco, ha dato la forma definitiva a questa legge.

La legge di Swoboda-Fliess-Teltscher indica che i nostri ritmi biologici influenzano la nostra produttività. Ad esempio, alcune persone sono più produttive al mattino, altre nel pomeriggio ed altre la sera (si parla in questo caso di cronotipi o bioritmi).

Come applicarla

• Identifica i momenti in cui sei più produttivo/a
• Dedicati ai compiti più impegnativi nei momenti in cui sai di rendere di più
• Non sforzarti di lavorare se corpo e mente indicano che hai bisogno di riposo.

6 – Legge di Murphy

Tutto ciò che può andare male, andrà male.

— Edward A. Murphy Jr

Origine e spiegazione

È di sicuro la legge più famosa della lista, anche grazie al successo del libro di Artur Bloch “La legge di Murphy” (che puoi trovare su Amazon).
Questa legge paradossale è molto semplice da capire: i problemi sono sempre dietro l’angolo e se qualcosa rischia di andare male, ci sono molte probabilità che dovrà andare male. La legge è associata all’ingegnere aeronautico dell’aviazione americana Edward A. Murphy che l’avrebbe formulata osservando quello che accadeva nel corso dei suoi esperimenti. In realtà, la formulazione attuale si deve a John Paul Stapp, che la utilizzò nel corso di una conferenza stampa pochi giorni dopo gli esperimenti di Murphy.

Come applicarla

• Prevedi sempre un po’ di margine tra un compito e l’altro per poter gestire problemi urgenti ed inaspettati
• Cerca di anticipare eventuali problemi ed intoppi

7 – Legge di Laborit

Gli esseri umani preferiscono svolgere compiti semplici che diano soddisfazione immediata per evitare stress o disagi.

— Henri Laborit

Origine e spiegazione

Questa legge, conosciuta anche come “Legge del minimo sforzo”, è stata formulata da Henri Laborit, un chirurgo e biologo francese, secondo il quale il nostro comportamento sarebbe guidato in priorità da ciò che può darci una soddisfazione immediata.
Capire questo principio è importante per sfruttarlo a nostro favore, come propone anche James Clear nel suo “Atomic Habits” che la definisce come le “legge cardinale del cambiamento di comportamento”.

Come applicarla

• Offriti una ricompensa dopo ogni compito difficile
• Inizia sempre dai compiti più difficili ed impegnativi: completarli ti farà sentire piùm motivato ed energico

8 – Legge di Hofstadter

Ci vuole sempre più tempo del previsto, anche tenendo conto della legge di Hofstadter.

— Douglas Hofstadter

Origine e spiegazione

Questa legge è un po’ il rovescio della medaglia della legge di Parkinson. È stata formulata da Douglas Hofstadter nel 1979 e indica che il più delle volte non riusciamo a stimare i tempi necessari per concludere un determinato compito.

Come applicarla

• Quando stimi la durata di un compito, formula tre ipotesi (durata bassa, media ed alta), per cercare di essere più realista
• Prevedi sempre un po’ di margine in più per completare un compito: in inglese si parla di buffer time che potremmo tradurre come “tempo cuscinetto”. In generale aggiungi sempre il 10-20% in più per finire un compito o progetto
• Se devi stimare con precisione il tempo necessario per completare un’attività, allora scomponi un progetto in più compiti ed i compiti in più sotto-compiti per cercare di essere il più realista possibile
• Pianifica dei momenti di revisione ed analisi per valutare come un progetto sta andando e se devi rivedere le stime relative alle scadenze che hai fissato.

Conclusione sulle leggi della gestione del tempo

Personalmente trovo queste 8 leggi del tempo molto utili: in particolare applico da tempo la legge di Pareto per tutti i miei progetti e mi sono molto in sintonia con la legge di Carlson.
Penso, inoltre, che ogni tanto faccia bene rileggerle per non dimenticare quanto siano importanti alcuni principi per gestire il tempo.

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Ricevi delle risorse gratuite

1. The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress. Gloria Mark. Department of Informatics. University of California, Irvine. Irvine, CA, U.S.A. 92697.