Concentrarsi: 4 strategie efficaci per una concentrazione ottimale

Concentrarsi su un’attività significa dedicare tutte le nostre risorse cognitive a quel particolare compito per dare il meglio di noi stessi. La concentrazione designa uno stato mentale in cui tutta la nostra attenzione è dedicata ad un compito preciso. Come avrai di certo riscontrato, diventa sempre più difficile concentrarsi e mantenere alta la concentrazione. Interruzioni continue, notifiche incessanti, telefonate impreviste, e-mail sempre più numerose e social media sempre più invadenti… si tratta di un insieme di minacciosi ostacoli per la nostra concentrazione.

Concentrarsi: perché è importante

Reputo la capacità di concentrarsi e tenere alta la concentrazione una delle chiavi più importanti della gestione del tempo e della produttività. Vorrei, quindi, spiegarti perché concentrarsi è così importante e soprattutto indicarti 4 strategie che ho adottato per proteggere la mia concentrazione e concentrarmi sul lavoro, nello studio e nella vita quotidiana.

Avrai già letto o sentito dire che il tempo è la nostra risorsa più importante: è ormai diventato un concetto scontato ma in realtà lo è solo a livello teorico. Troppe persone sprecano il loro tempo e non lo valorizzano quanto dovrebbero.
Se (quasi) tutti sanno che è importante gestire giudiziosamente i propri soldi, ancora troppe poche persone accordano la dovuta importanza alla buona gestione del proprio tempo.
Uno dei modi per gestire meglio il proprio tempo è proprio lavorare sulla propria concentrazione perché tantissimi hanno una grande difficoltà a concentrarsi.

Come la concentrazione ed il “lavoro profondo” mi permettono di fare molto di più in meno tempo

Se dovessi dare un solo consiglio sulla gestione del tempo ad un amico, sceglierei senza dubbio di parlargli dell’importanza del concentrarsi e più in particolare di “lavoro profondo”. Si tratta dell’idea alla base di “Deep Work”, un interessantissimo libro di Cal Newport che così lo definisce:

“Deep Work”: Attività professionali svolte in uno stato di concentrazione esente da distrazione che spingono le tue capacità cognitive al loro limite. Questi sforzi creano nuovo valore, migliorano la tua abilità e sono difficile da replicare.

Come già scritto, viviamo in un’epoca in cui le distrazioni e le interruzioni arrivano da ogni parte. Molti di noi, quindi, non riescono a concentrarsi per produrre del lavoro di qualità e dei risultati di alto livello. All’opposto si diffonde a macchia d’olio l’abitudine di lavorare producendo ciò che sempre Newport definisce Shallow Work, ossia lavoro superficiale come controllare costantemente le proprie e-mail e partecipare a riunioni inutili.

Ebbene, secondo l’autore del libro, la capacità di concentrarsi e lavorare in modo profondo sarà la competenza che renderà alcune persone uniche e rare sul mercato del lavoro. Anzi, forse solo chi potrà lavorare profondamente non entrerà in competizione con i robot ed i computer e conserverà il proprio lavoro sul medio-lungo termine. Ma non voglio addentrarmi troppo nella teoria e vorrei piuttosto spiegarti come applico il concetto di “Deep Work” quando lavoro, leggo o imparo delle cose per la mia crescita personale.

Come concentrarsi: 4 strategie per tenere alta la concentrazione

1. Dividere la giornata in blocchi per avere dei momenti di lavoro profondo e concentrarsi

Ecco come concentrarsi: in pratica, la mattina mi dedico al lavoro profondo perché sono molto più risposato, creativo e produttivo. Il pomeriggio è invece dedicato alla gestione del mio team, alla comunicazione (e-mail, riunioni) ed in generale a compiti più organizzativi. È un approccio reso popolare da Paul Graham, un investitore ed autore (molto conosciuto nel suo settore) che scrive articoli e saggi molto interessanti sul tema delle start-up e dell’imprenditoria. ¹. Graham ne parla in termini di “maker schedule” (momenti dedicati quindi a fare/creare) e “manager schedule” (tempi più orientati all’organizzazione e gestione).

2. Evitare le distrazioni ed interruzioni come la peste

Durante i blocchi di tempo in cui mi dedico al lavoro profondo, non accetto riunioni, disattivo notifiche e suonerie del telefono e da tutti i sistemi di messaggistica. Su Skype, il mio status è “Si prega di usare Skype solo per questioni importanti/urgenti. Altrimenti meglio inviarmi un’e-mail. Le interruzioni sono nemiche della produttività”.

Questo messaggio mi permette di evitare le interruzioni del mio team e di concentrarmi su quello che sto facendo. Il risultato è che la mattina posso lavorare per 3-4 ore senza interruzioni: durante questo tempo mi dedico ad attività che richiedono la massima concentrazione come la strategia, la scrittura e la creazione di materiali/contenuti per insegnare.

Un famoso studio condotto dall’Università della California ² ha scoperto che dopo un’interruzione, abbiamo bisogno di 23 minuti e 15 secondi per poter concentrarci di nuovo su ciò che stavamo facendo!
Moltiplica questo tempo per il numero di interruzioni che subisci ogni giorno per rendere conto perché dovresti evitarle come una brutta malattia. Risulta chiaro, dunque, quanto sia importante riuscire a concentrarsi.

“23 minuti e 15 secondi: questo è il tempo necessario per ritrovare la propria concentrazione in seguito ad un’interruzione.”
— Gloria Mark (University of California).

3. Limitare al massimo l’utilizzo dei social media per concentrarsi di più

Nonostante nel mio lavoro ci sia tanto marketing, uso i social media con il contagocce. Per Facebook è stato facile perché non mi piace molto. Ma confesso di avere sempre avuto un debole per Instagram. Ho iniziato con una “dieta mediatica” di 30 giorni (consigliata proprio nel libro “Deep Work” di Cal Newport”). La volta successiva ho prolungato sino a 90 giorni e quest’anno mi sono reso conto di non aver postato niente su Instagram dal 28 gennaio di quest’anno.

Il mio bilancio? Vivo molto meglio così e a livello personale non ne ho bisogno. Preferisco dedicare il tempo ad altre attività. La mia concentrazione è aumentata tantissimo e sento di essere molto più focalizzato sui miei obiettivi e produttivo.
Mi sono riproposto di essere un po’ più attivo sui social per motivi professionali (magari delegando alcuni compiti), ma a livello personale sto bene così.
Che sia chiaro: non c’è nulla di male nell’usare Facebook, Twitter, Linkedin. L’importante è darsi un limite e non farsi risucchiare da queste piattaforme che le studiano tutte per catturare la tua attenzione e farti passare quanto più tempo possibile nel loro micro-universo.

4. Dominare le mail (e non farmi dominare da loro)

I messaggi di posta elettronica sono delle vere e proprie sanguisughe in termini di tempo. Anche perché, proprio come i social media, creano una dipendenza: quando riceviamo un nuovo messaggio, produciamo dopamina, una molecola associata (tra le altre cose) al piacere ed alla ricompensa. Quel nuovo messaggio viene percepito come una ricompensa e così finiamo per cercare di rivivere quel piacere (controllando la posta elettronica continuamente). Accade la stessa cosa con le notifiche dei social: quelli di Facebook lo sanno bene ed è per questo che ci hanno messo quel numerino rosso accanto all’icona delle notifiche. Sanno che pochi riescono a resistere.

Allora come fare se controlli troppo spesso le e-mail?

Semplice: stabilisci delle regole ed imponiti dei limiti. Nel mio caso controllo le e-mail 2 volte al giorno: la mattina quando inizio per scorrerle rapidamente e vedere se ci sono urgenze. E poi nel tardo pomeriggio quando dedico del tempo alla casella di posta, rispondendo ai messaggi o segnandomi nella lista di cose da fare quelle risposte che necessitano tempo.

Perché tutta questa disciplina con le e-mail?

Potresti obiettare che non c’è nulla di male e che anche quello è lavoro. Ma devi considerare che le e-mail rappresentano sempre le priorità di qualcun’altro. Le tue priorità sono sulla tua lista delle cose da fare. L’e-mail è di solito inviata da qualcuno (un collega, un superiore, un cliente…) che ti chiede di dedicargli del tempo per lavorare sulle sue priorità. Devi quindi darti delle regole per lavorare prima sulle tue priorità e poi su quelle di altre persone. Come ben spiega Stephen Covey nel suo “Le 7 regole per avere successo”, bisogna sempre mettere le prime cose al primo posto.

Ma devi considerare che le e-mail rappresentano sempre le priorità di qualcun’altro. Le tue priorità sono sulla tua lista delle cose da fare.

Concentrarsi: quali sono i benefici?

Applicando queste 4 strategie per ottenere più concentrazione, potrai notare un drastico cambiamento ed un enorme guadagno di tempo. Naturalmente, all’inizio sarà difficile ma imponendoti delle regole, pian piano potrai trasformare queste strategie in abitudini ed impostare una sorta di pilota automatico (prossimamente ti parlerò proprio delle abitudini e del loro incredibile potere). Ecco i principali benefici che ho potuto riscontrare:

• il mio lavoro è migliorato in termini di quantità ma soprattutto di qualità
• ho molto più tempo libero perché non ho (più) bisogno di fare giornate lavorative chilometriche
• mi sento molto più felice quando lavoro perché il “Deep Work” mi fa raggiungere uno stato di benessere intenso (il cosiddetto “Flow”)

Raggiungere lo stato di Flow per essere più felici

Nel suo “Flow – The Psychology of the Optimal Experience”, lo psicologo ungherese Mihály Csíkszentmihályi descrive proprio questo stato di benessere intenso che alcune persone riescono a raggiungere quando sono intensamente impegnate in una particolare attività. Accade ad atleti, musicisti, ballerini, scrittori, artisti ma anche artigiani di tutti i tipi… in realtà, in quasi tutti i lavori o tutte le attività possiamo concentrarci e raggiungere lo stato di Flow. Si tratta di un particolare stato mentale in cui la persona si trova completamente immersa in un’attività.
Tale attività è molto spesso impegnativa e faticosa (si pensi alla trance agonistica degli sportivi di alto livello), ma riesce a generare un intenso stato di benessere nella persona che entra in uno stato di abbandono e concentrazione totale.

Ebbene, ho riscontrato che organizzare la mia giornata in blocchi, evitare distrazioni ed interruzioni, fare, insomma, in modo che possa dedicarmi al lavoro profondo mi permette di raggiungere regolarmente questo stato mentale.
Mi capita con la scrittura, la strategia ed altri compiti che richiedono un’intensa concentrazione ed un grande investimento. Mi sono reso conto di essere estremamente felice sia durante sia dopo questi momenti… e quando ti rendi conto di essere felice quando lavori, allora la tua vita non potrà che migliorare (trascorriamo gran parte del nostro tempo da svegli lavorando).

“Trova un lavoro che ti piace fare e non dovrai mai lavorare un giorno nella tua vita.”
— Mark Twain

Come concentrarsi al lavoro

Queste 4 strategie trovano sono pensate in primis per il mondo del lavoro. Naturalmente sarà difficile applicarle tutte alla volta. Ti consiglio, quindi, di introdurre una nuova strategia ogni settimana così da rendere il tutto fattibile e gestibile.
Ecco qualche consiglio aggiuntivo per applicare le 4 strategie per una concentrazione ottimale al lavoro:

Dividere la giornata in blocchi per concentrarsi al lavoro

Metti tutto per iscritto così da prendere un impegno con te stesso. Segna questi blocchi sul tuo calendario Outlook, Google o altro: se questo calendario è condiviso con altri colleghi è meglio ancora. Quando lavoravo in un grande gruppo internazionale, ricordo che il mio capo creava degli eventi con blocchi di 2-3 ore nel suo calendario con il nome del progetto o del compito da effettuare. Tutti potevano accedere al suo calendario e questo si aiutava anche a sapere quando sarebbero arrivate certe decisioni e a lasciarlo libero di concentrarsi durante quei blocchi.

Evitare le distrazioni ed interruzioni (colleghi, clienti, telefonate..)

Se hai un ufficio, chiudi la porta quando non vuoi essere disturbato. per l’open space, funzionano bene le cuffie. Ad un certo punto, i tuoi colleghi capiranno che quando hai le cuffie, stai lavorando su compiti che richiedono concentrazione e che non vuoi esser disturbato. Educa i tuoi colleghi e persino il tuo capo, chiedendo di ricevere delle mail o magari dei messaggi su Slack piuttosto che ritrovarti qualcuno davanti alla tua scrivania. Dai l’esempio privilegiando la comunicazione asincrona che è molto più produttiva ed efficace.

Limitare al massimo l’utilizzo dei social media

Utilizza un’app o un programma per bloccare l’accesso a Facebook & co. Ce ne sono tantissime e ti basta cercare su un motore di ricerca: app per bloccare social media.

Dominare le mail (e non farsi dominare da loro)

Come detto, stabilisci delle regole e delle abitudini inderogabili per consultare e processare le tue mail. Credo che non bisognerebbe mai controllare le mail più di 3 volte al giorno (salvo se il tuo compito principale è rispondere alle mail dei clienti per esempio). Importantissimo: elimina le notifiche che ti spuntano sullo schermo e ti avvisano che hai un nuovo messaggio. in generale, dovresti disattivare almeno tutte le notifiche legate ai messaggi. Il rischio è voler rispondere/leggere subito e perdere la concentrazione che stavi utilizzando per avanzare sulle tue priorità.

Come concentrarsi per studiare e nella vita di tutti i giorni

In alcuni lavori, sarà difficile applicare il concetto di “Deep Work” e di concentrazione. Penso a chi lavora al servizio clienti o magari ha un’attività commerciale a contatto costante con il pubblico. Ma se ci pensi bene, queste strategie possono essere applicate anche allo studio ed alla sfera più personale. Basta adattarle un pochino: ma funzionano benissimo se il tuo obiettivo è rendere di più a scuola ed all’università.
Quelle che voglio dire è che puoi applicare le idee del “Deep Work” e del “Flow” quando ti dedichi ai tuoi hobby preferiti o alle tue passioni. Le strategie descritte sono utili in entrambe le sfere (io le applico anche alla lettura ad esempio).

Libri consigliati per concentrarsi

Ecco qualche buon libro per approfondire i temi discussi oggi:

• “Deep Work” di Cal Newport
• “Minimalismo digitale” sempre di Cal Newport
• “Flow” di Mihály Csíkszentmihályi
• “The rise of Superman” di Steven Kotler (sul tema del “Flow” ma con un taglio molto più pratico ed appassionante di “Flow”)
• ed in generale i libri che ho consigliato nella mia selezione dei migliori libri sulla gestione del tempo e la produttività.

“Gli sforzi per rinforzare la tua concentrazione faranno fatica se non sveglierai contemporaneamente la tua mente dalla dipendenza dalla distrazione.”
— Cal Newport (in “Deep Work”)

Conclusioni su come concentrarsi

Lavorare sulla mia capacità di concentrazione ha radicalmente migliorato il mio modo di lavorare, studiare, imparare. Concentrarsi sulle nostra priorità diventa sempre più difficile e bisogna, quindi, essere proattivi per difendere la nostra concentrazione. In futuro, saranno sempre più rare le persone capaci di produrre valore e svolgere quei compiti che richiedono una grande concentrazione. Ti consiglio, quindi, di lavorare su questa capacità, magari partendo proprio dalle 4 strategie illustrate.
Buona crescita e a presto!

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Ricevi risorse gratuite

1. Se ti interessano questi temi e leggi l’inglese, ti consiglio di dare un’occhiata al suo blog
2. The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress. Gloria Mark. Department of Informatics. University of California, Irvine. Irvine, CA, U.S.A. 92697.