Gestire il tempo in maniera efficace non è un’opzione ma un obbligo. D’altronde si tratta di quanto più prezioso abbiamo. Oggi ti illustrerò 6 tecniche di gestione del tempo che ti permetteranno di creare altrettante preziose abitudini da adottare per fare di più e soprattutto farlo meglio. Si tratta di abitudini basate sui consigli dei migliori esperti di gestione del tempo e produttività e che io stesso metto in pratica da anni per portare avanti tutti i miei progetti ed impegni (lavoro, famiglia, passioni…).
1) Fai una cosa alla volta
Una delle trappole più insidiose in materia di gestione del tempo è il cosiddetto approccio multitasking, ossia la tendenza a fare più cose contemporaneamente. Di fronte a tutte le cose da fare, a prima vista sembra una buona soluzione. D’altronde se le giornate non possono durare più di 24 ore, come fare se il tempo non ci basta? Molti credono allora di aver trovato la chiave del problema: cercare di fare più cose allo stresso tempo.
Vari studi rivelano, però, che il multitasking è non solo inefficace ma anche molto dannoso. Il nostro cervello non riesce a fare due cose allo stesso tempo, per cui quando siamo in modalità multitasking, stiamo in realtà andando da un’attività all’altra di continuo. E ogni volta che operiamo questo cambio di attività, c’è una perdita in termini di concentrazione ed efficacia. Fare multitasking è, inoltre, dannoso perché favorisce la tendenza a distrarsi e perdere la concentrazione.
“Il multitasking è semplicemente l’opportunità di mandare a puttane più di una cosa alla volta.”
– Steve Uzzel
Se vuoi fare bene una cosa ed essere veramente efficace, devi fare una sola cosa per volta. Abituati, dunque, ad affrontare solo un compito e a concentrarti al 100% su di esso: farai molto di più e soprattutto lo farai meglio!
Concentrati su un compito alla volta e passa al successivo solo dopo averlo completato.
2) Pianifica la giornata in anticipo
Nella gestione quotidiana del tempo, dobbiamo sempre sapere cosa faremo in anticipo. La pianificazione è una delle tecniche fondamentali per ottenere più chiarezza mentale sulle proprie priorità, passare all’azione ed essere più efficace. Le persone di successo pianificano sempre le loro giornate, prima di gettarsi a capofitto sul primo compito.
Brian Tracy, uno dei più grandi esperti di produttività, scrive nel suo libro “Eat That Frog” che “ogni minuto speso a pianificare ti fa risparmiare dieci minuti in termini di esecuzione”. In altre parole, se impieghi 10-12 minuti per pianificare la tua giornata, questo piccolo investimento ti farà guadagnare 100-120 minuti (fino a due ore dunque). Eppure pochissime persone sono consapevoli dell’incredibile potere della pianificazione e di conseguenza pochi pianificano la propria giornata in anticipo.
Per gestire meglio il tempo attraverso la pianificazione devi semplicemente decidere in anticipo a quale attività consacrerai la tua giornata. Per farlo, puoi scegliere due momenti:
- il giorno prima (alla fine della giornata di lavoro o la sera)
- la mattina prima di iniziare il primo compito.
Personalmente preferisco la mattina prima di iniziare, perché la sera preferisco staccare la spina e pensare il meno possibile al lavoro. Mi ci è voluto tempo per abituarmi a staccare la mente dal lavoro e non voglio ricadere in vecchie cattive abitudini. Per la mattina ci vedo anche un’ulteriore vantaggio: all’inizio della giornata siamo più riposati e possiamo, dunque, stabilire le priorità con maggiore efficacia.
Quando ha chiare le priorità e la “scaletta” da seguire per fare progressi, la tua giornata sarà molto più produttive e piacevole.
Crea sempre in anticipo la To-Do List delle tue attività per affrontare la giornata in maniera più produttiva.
3) Concentrati su ciò che è davvero importante+urgente
Di fronte alla nostra infinita lista di cose da fare, a volte possiamo sentirci un po’ persi. Alcune volte questo può condurre a due situazioni per nulla positive:
- una sorta di paralisi decisionale rispetto alla scelta del compito si cui lavorare;
- (più spesso) alla scelta di compiti di poco importanza ma che sembrano urgenti.
Per fortuna esiste uno strumento straordinario per vederci più chiaro: la matrice di Eisenhower e Covey. Si tratta di un modello decisionale che deve il suo nome al presidente americano Eisenhower che l’avrebbe ideata e a Stephen Covey (autore di “Le 7 regole per avere successo”) che l’ha in seguito formalizzata ed approfondita.
Ecco una rappresentazione di questa famosa matrice per gestire il tempo:
Come possiamo vedere, questa matrice aiuta a suddividere i propri compiti in 4 categorie che appartangono a 4 quadranti:
- compiti importanti ed urgenti
- compiti importanti ma non urgenti
- compiti urgenti ma non importanti
- compiti che non sono né urgenti né importanti
Lavora in priorità sulle prime due categorie della matrice di Eisenhower ed evita di lavorare sul quarto tipo di compito.
4) Evita le distrazioni
Le distrazioni non sono un problema solo in termini di tempo, ma condizionano i nostri comportamenti. Siamo sempre più sottoposti a stimoli che ci distraggono reclamando la nostra attenzione. Tali stimoli rappresentano una fonte continua di dopamina, il neurotrasmettitore associato al piacere e di cui il nostro cervello è avido.
Tutti questi stimoli, inoltre, contribuiscono a stancarci, perché rappresentano un netto aumento delle informazioni che il nostro cervello deve elaborare.
Nel suo libro “Deep Work”, Cal Newport scrive che si è diffuso a macchia d’olio il lavoro superficiale e distratto. Siamo sempre più distratti e meno concentrati sul nostro compito e questo modo di lavorare ha effetti nefasti sul breve, medio e lungo termine. Per Newport le persone che avranno successo e prospereranno in futuro, saranno proprio quello che sapranno dedicare il loro tempo al lavoro profondo, ossia al lavoro concentrato ed esente da distrazioni.
Puoi proteggerti dalle distrazioni in 3 semplici mosse:
- Tieni lontano da te la fonte di distrazione: lascia il tuo smartphone in un’altra stanza per non essere interrotto o ricevere notifiche. O ancora usa dei servizi come Freedom o Limit che ti impediscono di accedere per un determinato intervallo temporale a social, YouTube ed in generale i siti che ti distraggono.
- Crea degli spazi idonei all’attività che devi svolgere: avere uno spazio “ad hoc” per il compito da eseguire ti permetterà di essere meno permeabile rispetto alle distrazioni. Se devi lavorare al computer, lascia il minimo necessario sulla scrivania su cui lavori e chiudi app e programmi di cui non hai bisogno. Per darti un esempio, quando scrivo mi piace essere in modalità “niente distrazioni”, ossia avendo a pieno schermo l’editor di testo e nient’altro.
- Fai riposare il cervello regolarmente: per farlo puoi usare la tecnica del pomodoro che ti spinge a fare delle pause di 5 minuti ogni 25 minuti per recuperare il livello di concentrazione ottimale. Devi sapere che un cervello riposato è un cervello consapevole. Un cervello stanco è un cervello istintivo, che andrà dietro più facilmente alla distrazione di turno.
5) Segui la regola dei 2 minuti
Alcuni compiti sono così semplici da richiedere pochissimo tempo per essere completati. Nel suo famoso “Getting Things Done”, l’esperto di produttività David Allen ci invita a sbarazzarci subito di quei compiti che richiedono meno di 2 minuti. Inutile metterli nella nostra lista dei TO-DO o rimandarli a dopo. Questi micro-compiti aggiungerebbero del carico mentale, prendendo spazio e risorse che possiamo dedicare ad attività più importanti.
Tra gli esempi più classici, troviamo quelle email a cui possiamo rispondere velocemente, come la conferma di un appuntamento o una risposta di tipo sì/no. O magari quelle telefonate veloci che non ci prendono solo qualche decina di secondi.
In questi casi, il consiglio per il gestire il proprio tempo è lo stesso: agisci subito, senza nemmeno annotare l’attività sulla tua lista di cose da fare. Sarai in questo modo molto più concentrato sui compiti più importanti e che richiedono più tempo e concentrazione.
Usa la regola dei 2 minuti per rispondere subito alle mail che ti porteranno via poco tempo.
6) Prevedi un piccolo intervallo di tempo per gestire gli imprevisti
Quando pianifichi la tua giornata prevedi sempre quello che viene definito buffer time (tempo cuscinetto) per eventuali imprevisti, che possono essere di varia natura ed entità, a seconda della giornata. Non dovresti, dunque, pianificare la giornata al 100%. Ci saranno sempre degli imprevisti o delle attività che ti prenderanno più tempo di quanto pensassi. Pensiamo alla riunione che dura più del previsto o ad un’emergenza da gestire subito.
La chiave per una giornata di successo, infatti, è essere preparati e flessibili allo stesso tempo. Per ottenere questa flessibilità, puoi prevedere degli intervalli di tempo in cui sai di non doverti dedicare ad un compito preciso. Per questo è importante non riempire troppo le tue giornate: su una giornata di 8 ore, è bene prevedere un’ora non pianificata per un’attività in particolare. Sarà il tuo tempo cuscinetto che ti consentirà di gestire tutti quegli imprevisti senza stress.
Se non ci sarà un imprevisto, tanto meglio: potrai magari dedicare il tempo in più alle attività non urgenti ma importanti (vedi il consiglio n. 3 di questo articolo). SI tratta anche dia questione di filosofia di lavoro: se mantieni un approccio aperto al cambiamento, il cambiamento non sarà più un problema.
Non pianificare il 100% della tua giornata. Lascia sempre almeno un’ora di “tempo cuscinetto” per gestire imprevisti ed urgenze.
Conclusione: puoi gestire il tempo in modo più efficace
Gestire il tempo è sempre una bella sfida, perché in generale ci sembra di non aver email il tempo di fare tutto. Per fortuna esistono tecniche ed abitudini che ci permettono di venire a capo di tutti i nostri impegni e portarli avanti. Ti consiglio di applicare almeno alcune di queste abitudini, perché ti permetteranno di affrontare le tue giornate con più serenità e soddisfazione.
Questo articolo è basato su un post Instagram realizzato in collaborazione con Monica della pagina LaMomo | Gestione del tempo, Mindset e Multipotenzialità. Puoi seguirla se ti interessa l’argomento, oltre a guardare tutti i miei articoli dedicati alla gestione del tempo.
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