Immagina che un anno abbia 12 settimane invece che 12 mesi e che tu debba realizzare i tuoi obiettivi con solamente 3 mesi a disposizione invece di un anno intero. Impossibile? Ebbene, non ti sembrerà più impossibile  dopo aver letto The 12 Week Year (o il mio riassunto in italiano), un interessantissimo libro dedicato alla produttività. 

La scheda di The 12 Week Year

Titolo italiano: Libro non tradotto in italiano
Titolo originale: The 12 Week Year: Get More Done in 12 Weeks Than Other Do in 12 Months
Autore: Brian P. Moran e Michael Lennigton
Anno di pubblicazione: 2013 (USA)
Numero di pagine: 190
Categoria: Produttività
Link per acquistare il libro: https://amzn.to/2AsUfE2 

Il libro “The 12 Week Year” in un paragrafo

Pianificare i nostri obiettivi ogni anno non efficace perché ragionare per obiettivi annuali ci induce a pensare che abbiamo tantissimo tempo. Ma se il nostro anno non è più 12 mesi ma 12 settimana allora tutto cambia: in questo caso 1) la nostra deadline è sempre abbastanza vicina per spingerci ad eseguire i nostri piani e 2) potremo essere molto più realisti.

Per chi è questo libro / riassunto

The 12 Week Year è una lettura molto utile per

  • chiunque abbia voglia di essere più produttivo ed efficace
  • chi ha difficoltà a pianificare e mettere in pratica i propri obiettivi
  • le persone frustrate perché non sono riuscite ad eseguire quanto pianificato annualmente

Gli autori: Chi sono Brian Moran e Michael Lennington

Brian Moran - 12 Week YearBrian P. Moran è un imprenditore, speaker ed autore americano la cui fama è dovuta soprattutto alla pubblicazione di The 12 Week Year che ha riscosso un grande successo internazionale.
Brian ha occupato posizioni di alto livello in aziende del calibro di Pepsi e UPS per poi dedicarsi alla sua attività di consulting e coaching per numerose aziende americane.
Nel tempo si è specializzato sulle tematiche della produttività e soprattutto sulle strategie per eseguire i piani d’azione, tanto che la sua società si chiama The Execution Company. L’importanza dell’esecuzione è uno dei suoi cavalli di battaglia. 
Michael Lennington è il vice presidente della società creata da Moran, con cui condivide un percorso ed una formazione simile (vengono entrambi dal mondo del coaching e del consulting per le grandi aziende)

Le 7 idee principali di The 12 Week Year

#1 – Pianificare i tuoi obiettivi su un periodo di 12 settimane è molto più efficace di farlo su 12 mesi

Potrà sembrare strano ma pianificare i nostri obiettivi annualmente non è una strategia efficace. All’inizio dell’anno siamo pieni di buone risoluzioni ed intenzioni ma poi più tardi ci rendiamo conto che siamo stati poco realisti o peggio che abbiamo sprecato troppi giorni e settimane per poter raggiungere i nostri obiettivi. La verità è che ragionare per obiettivi annuali ci induce a pensare che abbiamo tantissimo tempo dinanzi a noi perché la nostra deadline (scadenza) è molto/troppo lontana.
Ma se il nostro anno non è più 12 mesi ma 12 settimana allora tutto cambia: in questo caso la nostra deadline è sempre abbastanza vicina per spingerci ad eseguire i nostri piani. Pianificare i nostri obiettivi su un periodo di 12 settimane è, inoltre, molto più efficace perché potremo essere molto più realisti.

Brain Moran insiste su due aspetti fondamentali per ottenere performance di alto livello: la pianificazione e l’esecuzione.

Molti sottovalutano l’importanza della pianificazione e saltano questa importantissima tappa per dedicarsi direttamente all’azione. Si tratta di un grave errore perché se non abbiamo pianificato i nostri obiettivi e le nostre azioni per raggiungerli, saremo sempre tentati di privilegiare l’urgenza del momento e/o ci lasceremo distrarre da progetti e compiti che non sono veramente importanti o prioritari.

Per quanto riguarda l’esecuzione, nelle prime pagina del libro l’autore spiega che il fattore numero 1 che impedisce alle persone di realizzare quello di cui sono capaci non è la mancanza di conoscenza, intelligenza, informazioni. No, la barriera tra te e la vita che sei capace di vivere è la mancanza di costante esecuzione.
E l’anno di 12 settimane (il 12 Week Year del titolo) ti permette di abbattere questa barriera e di raggiungere il tuo pieno potenziale. 

#2 – Per ottenere performance di alto livello hai bisogni di 3 principi e 5 discipline fondamentali

Ci sono 8 aspetti fondamentali (in particolare 3 principi e 5 discipline) per raggiungere performance di alto livello:

  1. Visione: una vision convincente ci permette di creare un legame emotivo con le azioni quotidiane necessarie al raggiungimento dei nostri obiettivi
  2. Pianificazione: una pianificazione efficace ci permette di concentrarci sulle iniziative prioritarie e sulle azioni necessarie per raggiungere la visione.
  3. Controllo del processo: controllare il processo è fondamentale per creare una struttura solida che trasforma le azioni pianificate in routine ed abitudini.
  4. Misurazione: misurare regolarmente i nostri risultati ci permette di aggiustare il tiro se necessario e avere sempre un feedback completo necessario per prendere decisioni consapevoli.
  5. Utilizzo del tempo: usare il tuo tempo in modo efficace (tenendo sempre presente quali sono le tue priorità) è importantissimo per non sprecare questa preziosa risorsa
  6. Responsabilità: prendersi le proprie responsabilità significa concentrarsi sulle cose che possediamo e su cui possiamo avere un impatto invece di pensare agli aspetti sui cui non abbiamo nessun influenza (le politiche economiche, la tassazione, i trend economici…)
  7. Impegno: mantenere i propri impegni  con gli altri ci permette di costruire solide relazioni metre mantenere le promesse fatte a se stessi forgia il carattere, aumenta l’autostima e ci aiuta quindi ad avere più successo.
  8. Eccellenza nell’istante presente: non puoi cambiare il passato oppure agire sul futuro, ma puoi agire nel presente per cambiare la tua vita. Arrivi all’eccellenza non quando raggiungi i tuoi i risultati ma piuttosto ben prima di essi, ossia quando una persona decide di fare le cose che sa di dover fare per raggiungerli.

#3 –  Per realizzare appieno il tuo potenziale devi crearti una vision convincente e coinvolgente

Le azioni importanti sono spesso le più difficili perché ci obbligano ad uscire dalla nostra zone di comfort. Il segreto per vivere la vita al suo massimo potenziale è preferire le cose importanti alle cose che ci danno una soddisfazione a breve termine e ci fanno restare nella nostra zone di comfort.
È proprio qui che interviene la nostra visione del futuro che deve fornirci una potente ragione per voler mettere in pratica i nostri piani. Per ottenere livelli di performance maggiori di quelli attuali, abbiamo bisogno di una vision del futuro migliore di quella presente. Il motivo è semplice: senza una vision convincente e coinvolgente sarà difficile avere la forza per superare il disagio che crea ogni cambiamento.

Il primo passo è creare una visione personale che descriva chiaramente ciò che vogliamo nella vita in tutte le arie più importanti (relazioni, finanze, lavoro, salute…). La vision personale ci permette di stabilire una forte relazione emotiva con le nostre attività professionali perché non perendola di vista sapremo sempre il motivo per cui ci svegliamo la mattina ed iniziamo a lavorare.

Oltre a questa visione personale definita aspirational vision (vision di inspirazione), gli autori ci incoraggiano a creare una vision su 3 anni che include gli obiettivi più importanti che vogliamo raggiungere nell’arco di tre anni.

È importante quindi mettere per iscritto la propria vision, stamparla e rileggerla regolarmente. 

Nel libro leggiamo:

“You have the ability to strengthen and develop your brain by thinking about a compelling future for yourself, by regularly and repeatedly thinking about an inspiring vision where you emotionally connect with the life you desire.” (Hai la capacità di rafforzare e sviluppare il tuo cervello pensando a un futuro avvincente per te stesso e pensando, regolarmente e ripetutamente, a una visione coinvolgente con cui connetterti emotivamente con la vita che desideri).

La nostra vision crea quindi un legame emotivo molto forte che ci permette di cambiare le nostra abitudini e ottenere il meglio da noi stessi.

#4 – Stabilisci piani ed obiettivi di 12 settimane

“Una volta che hai una visione chiara di dove vuoi andare, avrai bisogno di un piano per arrivarci”. Pianificare le nostre azioni è estremamente importante perché ci

  • permette di trovare in anticipo il miglior approccio per raggiungere i nostri obiettivi
  • aiuta ad anticipare ed evitare gli errori 
  • fa risparmiare tempo e risorse
  • fa restare concentrati sugli aspetti più importanti

Questi benefici sono presente in qualsiasi tipo di pianificazione (compresa quella annuale), ma è solo quando utilizziamo la pianificazione su 12 settimane che possiamo coglierli appieno. Con questo tipo di planning, ogni 12 settimane siamo di fronte ad un nuovo anno ed una nuova opportunità per essere al top.

Un piano di 12 settimane presente 3 vantaggi rispetto ad un piano annuale:

  1. è molto più prevedibile : è difficile (e spesso impossibile) determinare quali dovranno essere le nostre azioni quotidiane tra 11-12 mesi ma per un periodo più corto non è così complicato
  2. è molto più focalizzato: molti piani annuali hanno troppi obiettivi, mentre quando hai solo 12 settimane devi concentrarsi sui tre aspetti che avranno un maggiore impatto
  3. ha una struttura migliore ed è più facile a implementare

Ma come iniziare? Il primo passo è stabilire i nostri obiettivi generali su un periodo di 12 settimane. Potremo partire da una lista di obiettivi ed identificare i 3 obiettivi più strategici ed importanti.

Una volta stabiliti i nostri obiettivi, dobbiamo determinare le tattiche necessarie per raggiungerli. Il modo più semplice per farlo è dividere i nostri obiettivi su 12 settimane in parti più piccole e precisamente in piani di azione settimanali.

#5 – Organizza i tuoi obiettivi in piani d’azione settimanali ed esegui

“I risultati a lungo termine sono creati dalle azioni che compi ogni giorno”. Tali azioni devono essere perfettamente allineate con la tua visione a lungo termine, con la tua visione su tre anni e ovviamente con i tuoi obiettivi su 12 settimane.

Il nostro piano su 12 settimane deve includere tutte le tattiche da eseguire per raggiungere i nostri obiettivi sul trimetre. All’inizio di ogni settimane è necessario dedicare almeno 15-20 minuti alla valutazione dei progressi fatti durante la settimana precedente ed alla pianificazione della settimana appena iniziata. Poi i primi 5 minuti di ogni giorno dovrebbero esser dedicati rileggendo il nostro piano settimanale per pianificare le nostri azioni del giorno. Per sfruttare al massimo la pianificazione su 12 settimane dobbiamo quindi metterlo in pratica ogni giorno.

Con l’approccio proposto in The 12 Week Year, un anno equivale adesso a 12 settimane, un mese ad una settimane ed una settimana ad un giorno. Ne consegue l’importanza ed il potenziale di ogni giorno che deve essere pianificato ed organizzato con attenzione. Quando un giorno ha così tanto valore, allora è chiaro che le distrazioni ed interruzioni non potranno essere tollerate perché saranno le nostre azioni quotidiane a produrre i risultati sperati.
Come scritto nel libro: “alle fina hai maggior controllo sulle tua azioni che sui tuoi risultati. I risultati sono create dalle tue azioni. La previsione più affidabile del tuo futuro è offerta dalle tue azioni quotidiane”.

#6 -Misurare costantemente i tuoi risultati ti permette di avere performance nettamente migliori

Nel capitolo intitolato “Confronting the truth” (Confrontarsi con la verità), Moran a Lennington insistono sull’importanza dell’analisi e misurazione costante delle nostre azioni. Si tratta proprio di un confronto con la verità, perché misurare regolarmente i risultati delle nostre azioni ci dice la verità sull’efficacia della nostra pianificazione e delle nostre azioni.

Una misurazione efficace rimuove ogni bias emotivo e restituisce un’immagine onesta delle nostre performance. Con la misurazione siamo obbligati a confrontarci con la realtà, anche quando non è semplice. Grazie a questo processo di misurazione costante, possiamo identificare errori ed azioni inefficaci per per poter aggiustare il tiro in tempo e migliorare le nostre tattiche per raggiungere gli obiettivi prefissati. 

Per la nostra misurazione possiamo usare due tipi di indici: i lag indicators e i lead indicators
I primi (lag indicators) rappresentano il risultato finale che vogliamo raggiungere, come ad esempio un reddito, un fatturato, un peso, un livello di colesterolo.
I lead indicators sono invece le attività che producono i risultati finali. Esempi tipici sono il numero di persone contattate ogni giorno per raggiungere degli obiettivi di vendita oppure il numero di calorie assunte ogni giorno per raggiungere un particolare peso.

Il processo di misurazione proposto in 12 Week Year include la valutazione oggettiva di quello che facciamo attraverso un sistema di voti settimanali: in pratica quando valutiamo la settimana precedente, dobbiamo attribuire una percentuale di esecuzione.
Avremo ad esempio settimane con un punteggio di 65-70 in cui avremo quindi realizzato il 65-70% delle nostre tattiche. Questa percentuale è accettabile  anche se non ci permette di raggiungere il nostro pieno potenziale. Con il tempo, dovremmo sforzarci di arrivare all’80% per essere sicuri di ottenere il massimo da noi stessi.

È importante sottolineare che un piano non dovrebbe mai essere cambiato (tranne in rarissimi casi). Spesso sono le azioni a non essere adeguate al raggiungimento dei nostri piani. In rare occasioni possiamo modificare il nostro piano su 12 settimane ma spesso il miglioramento va ricercato piuttosto nelle tattiche scelte e nelle nostre azioni quotidiane. 

#7 -Per cambiare la tua vita devi essere sempre responsabile delle tue azioni e rispettare i tuoi impegni

L’accountability (responsabilità) è “un tratto caratteriale, un atteggiamento di vita, una volontà di possedere le tue azioni e risultati a prescindere delle circostanza”.  Sentirsi responsabile delle proprie azioni significa sapere di avere sempre la libertà di scegliere e naturalmente assumere al 100% le conseguenze delle proprie scelte.

Molti di noi hanno la tendenza a guardare al di fuori di se stessi per trovare cose da cambiare e migliorare. Un esempio calzante è quando ci usiamo come scusanti la situazione economica del nostro paese o magari la tassazione. Il problema è che noi non controlliamo minimamente questi fattori esterni. Le uniche cose che controlliamo sono il nostro pensiero e le nostre azioni. E pensiero e azioni sono abbastanza per cambiare se vogliamo controllarli davvero.
Alla fine l’unica persona che può farti sentire responsabile per qualcosa sei proprio tu e per avere successo devi sviluppare l’onestà intellettuale ed il coraggio di prendere in mano i tuoi pensieri, le tue azioni ed i tuoi risultati.

Ecco 4 strategie per alimentare questo senso di responsabilità:

  1. Prendi la decisione di non essere più la vittima: fai attenzione a quando trovi scuse per te stesso e ti accontenti della mediocrità. Concentrati sulle cose che puoi controllare e appropriati dei tuoi pensieri, azioni e risultati.

  2. Smettila di auto-compatirti: è accettabile sentirsi triste e deluso quando le cose non vanno come vorresti, ma non lasciare che questi sentimenti ti portino ad auto-compatirti.

  3. Abbi la volontà di agire diversamente: se vuoi risultati differenti, devi esser pronto ad agire differentemente.

  4. Circondati di altri persone responsabili: se frequenti ed interagisci con persone che hanno la stessa volontà di e sentirsi accountable per tutto quello che fanno, allora sarà più facile conservare questo atteggiamento mentale.

Conclusioni

The 12 Week Year illustra un metodo originale ed alternativo per pianificare ed eseguire i nostri obiettivi. Molti esperti di crescita personale sono d’accordo sul fatto che pianificare i nostri obiettivi su un periodo più corto può essere estremamente efficace. Il periodo di tempo che è viene citato più frequentemente è proprio quello dei 90 giorni che equivalgono a 3 mesi o appunto 12 settimane. Si tratta di sicuro di un metodo da sperimentare e personalmente l’anno scorso ho iniziato a metterne in pratica i principi con il mio lavoro e mi sono trovato molto bene.

Come mettere in pratica i consigli di The 12 Week Year

Per passare dalla parole all’azione, puoi

  • stabilire i tuoi obiettivi iniziando da quelli a lungo termini per poi specificare quelli che vuoi raggiungere in 3 anni
  • pianificare le tue prossime 12 settimane considerando che il tuo anno è di sole 12 settimane
  • stabilire la tattiche e le azioni che metterai in pratica durante queste 12 settimane (devi farlo settimana per settimana)
  • rileggere il tuo piano settimanale all’inizio di ogni giorno
  • misurare costantemente il risultati delle tue azioni per poter aggiustare il tiro se necessario.

Le mie 3 citazioni preferite di The 12 Week Year

“To help you stay on track, you will need a powerful reason why – and that’s your vision.” (Per aiutarti a rimanere in pista, avrai bisogno di un potente motivo – e questa è la tua visione.)

“If you want to know what your future holds, look at your actions; they are the best predictor of your future.”  (Se vuoi sapere cosa riserva il tuo futuro, guarda le tue azioni; sono il miglior predittore del tuo futuro.)

“Execution is the single greatest market differentiator.” (L’esecuzione è il singolo più grande differenziatore di mercato.)

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